Ein umfassendes Rechnungsarchiv aufzubauen, ist vor allem für kleine Firmen, Einzelunternehmen und junge Selbstständige oftmals ein Problem. Wenn kein Buchhalter beschäftigt werden soll, muss die mitunter recht aufwändige Archivierung von Rechnungen selbst übernommen werden. Dabei ist es wichtig, dass Sie wissen, wie ein Rechnungsarchiv an sich aufgebaut werden muss und wie lange Sie die Dokumente aufbewahren müssen. Sie können sich diese Kenntnisse aneignen und versuchen, Ihre Rechnungen und die anderen wichtigen Dokumente in Ordner einzusortieren.
Ein Rechnungsarchiv online
Viel effizienter und sicherer ist es jedoch, wenn Sie sich entscheiden, ein Rechnungsarchiv online aufzubauen. Scannen Sie jede einzelne Rechnung ein! Dies kann mit wenig Aufwand passieren und hat den Vorteil, dass die Dokumente anschließend gesichert sind. Sie können sie nicht verlegen und sie können auch nicht auf eine andere Weise verloren gehen.
Rechnungsarchiv – jetzt testen
Nutzen Sie die Software von docuplus, die Ihnen bei der Aufbewahrung Ihrer Rechnungen und beim Aufbau eines Rechnungsarchivs hilft. Wir bieten Ihnen mit docuplus eine Plattform, auf der Sie nicht nur Rechnungen, sondern auch wichtige Dokumente, Belege, Unterlagen und andere Schriftstücke ablegen können, von denen Sie wissen, dass diese aufbewahrt werden müssen. Die Software arbeitet online, Sie benötigen eine Internetverbindung. Umfassende Kenntnisse in Buchhaltung oder Programmierung sind nicht notwendig, es reicht aus, wenn Sie wissen, wie Sie mit einem Browser im Internet Webseiten betrachten können. Einzige Voraussetzung zur Nutzung von docuplus ist eine funktionierende Internetverbindung. Sie können von jedem Rechner der Welt auf Ihre Dokumente zugreifen. Dies ist vorteilhaft, wenn Sie viel unterwegs sind und wissen, dass Sie auf Ihr Rechnungsarchiv hin und wieder zugreifen müssen oder andere Personen auf Ihre Unterlagen Zugriff geben möchten.
Das Online-Archiv von docuplus erlaubt es Ihnen, eine individuelle Struktur für Ihre Dokumente anzulegen. Sie können für Rechnungen, Belege, für Schriftverkehr mit Kunden und Dienstleistern und für andere Unterlagen jeweils einen Ordner anlegen und alle Dokumente dort einsortieren. Ihr Rechnungsarchiv können Sie dann auf verschiedene Weise sortieren. Es bietet sich an, dieses nach Geschäftsjahren zu strukturieren. Jedoch sind auch andere Möglichkeiten wie beispielsweise Namen oder Auftragskategorien auswählbar. Innerhalb Ihrer Ordner lassen sich die einzelnen Dokumente sehr leicht wieder finden. Eine Suchfunktion steht Ihnen dabei natürlich auch zur Verfügung. Das Programm arbeitet hier mit Schlagworten, die es automatisch in den Dokumenten findet. Diese müssen nicht explizit eingegeben werden, sondern von docuplus erkannt. Ein enormer Vorteil bei der Verwaltung vieler Dokumente – und natürlich bei der Suche nach bestimmten Begriffen.
Ihr effektives Rechnungsarchiv
Ein effektives Rechnungsarchiv
Sehr effektiv ist darüber hinaus die Benutzerverwaltung, die Ihnen die Software bietet. Als Administrator können Sie bestimmen, wer Zugriff auf welche Ordner hat und die entsprechenden Dokumente öffnen darf. Darüber hinaus ist es möglich, einzelne Ordner oder Dokumente für den Zugriff komplett zu sperren. So können Sie auch Dateien speichern, die sensible Informationen enthalten und nur für bestimmte Anwender zugänglich sein sollen. Ein weiterer Vorteil des Rechnungsarchivs ist, dass Sie sich nicht um die Sicherung der Daten kümmern müssen. Einmal auf den Server geladen, übernimmt der Betreiber von docuplus die regelmäßige Speicherung der Dateien. Sie können diese rund um die Uhr abrufen und sicher sein, dass diese nicht verloren gehen können. Mit einem einfachen Scan können Sie Dokumente in docuplus dauerhaft sichern.
Nutzen Sie diesen Vorteil, er stellt eine erhebliche Erleichterung in Ihrer Buchhaltung bzw. in der Aufbewahrung Ihrer Unterlagen dar und gibt Ihnen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, die Sie erfüllen müssen.
Wenn Sie mehr über docuplus als Rechnungsarchiv erfahren möchten, so nehmen Sie doch einfach Kontakt zu uns auf.
