7 Punkte, die Sie bei der Wahl einer Datenraumlösung beachten müssen
Die Auswahl von Software-Lösungen sollte stets bedacht erfolgen. Sind gewisse Systeme erst einmal eingerichtet, kann es sehr schwer sein, zu anderen Programmen zu wechseln. Auch bei einer Datenraumlösung sollten einige Punkte genau überprüft werden, bevor man sich für ein bestimmtes Produkt entscheidet. Hier geht es darum, wie Daten gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden können.
Zu den wichtigsten Dingen, die bei der Auswahl zu beachten sind, zählen:
- Sicherheit
- Einfache Bedienbarkeit
- Kompatibilität
- Effizienz
- Modularität
- Datenverfügbarkeit
- Schnelligkeit
Sicherheit
Die Sicherheit der Daten ist immer das wichtigste Kriterium. Eine günstige oder bequeme Lösung nützt nichts, wenn sie die Datensicherheit nicht gewährleisten kann. So sollten sensible Informationen beispielsweise immer verschlüsselt übertragen werden. Beim Speichern der Daten in der Cloud sollte ebenfalls darauf geachtet werden, wer Zugriff auf die Daten hat und wo genau diese gesichert sind.
Einfache Bedienbarkeit
Wie bei allen Programmen sollte auch hier die Bedienung einfach und selbsterklärend sein. Das komplexeste Programm bietet möglicherweise die meisten Optionen, ist aber auch nur nach einer intensiven Schulung zu bedienen. Wenn ein Großteil der Funktionen gar nicht gebraucht wird, ist das doppelt ärgerlich. Es sollte daher immer die einfachste Lösung die möglich ist gewählt werden, damit auch Mitarbeiter, die nicht über spezielle IT-Kenntnisse verfügen, keine Probleme beim Arbeiten haben.
Kompatibilität
Eine weitere große Herausforderung im IT-Bereich ist es, kompatible Software bereitzustellen. Nur dann ist flexibles Arbeiten und die reibungslose Integration von Daten gewährleistet.
In letzter Zeit hat sich hier technisch viel getan. Mittlerweile ist das Speichern der Daten in der Cloud eine interessante Option. Somit ist auch die ständige Verfügbarkeit an verschiedenen Orten gegeben.
Auch hier gilt die Regel: Je weniger komplex eine Datenraumlösung ist, umso eher ist die Kompatibilität zu verschiedenen Schnittstellen gewährleistet. Wer Daten in der Cloud bearbeitet, sollte dies beispielsweise in verschiedenen Browsern auf die gleiche Art und Weise tun können.
Effizientes Arbeiten durch Übersicht
Gerade bei der Organisation von großen Datenmengen ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Welche Datei wurde zu welcher Zeit bearbeitet und von wem? Auch sollten ältere Versionen einer Datei gespeichert werden, um sie im Notfall wiederherstellen zu können.
Geld sparen durch Module
Wie schon erläutert, sollten Software-Lösungen immer möglichst einfach sein. Dabei hilft es, wenn die Datenraumlösung aus einzelnen Modulen besteht. So müssen stets nur die Module oder Software-Pakete erworben werden, die auch tatsächlich benötigt werden. Ein angenehmer Nebeneffekt ist dabei die vereinfachte Bedienung der Programme, denn unnötige Funktionen sind gar nicht erst vorhanden.
Datenverfügbarkeit
Die Zuverlässigkeit der Datenraumlösung ist ein weiterer wichtiger Punkt. Es sollte zu jeder Zeit möglich sein, Dateien zu bearbeiten, zu erstellen oder zu verschieben. Größere Zeiträume ohne Datenverfügbarkeit können gerade im geschäftlichen Umfeld schnell zu hohen Kosten führen.
Schnelligkeit
Eine effektive Datenraumlösung muss einfach und schnell funktionieren. So sollte beispielsweise ein Upload oder Download von Dateien in angemessener Zeit möglich sein. Komplexe Systeme können bei einer weniger schnellen Internetverbindung zu vermeidbaren Verzögerungen führen.
Die passende Datenraumlösung gibt es für jede Aufgabe
Die Auswahl an verschiedenen Software- und Datenraumlösungen auf dem Markt ist groß. Dabei ist natürlich klar, dass sich viele Unterschiede bei den einzelnen Programmen dadurch erklären, dass sie für unterschiedliche Anwendungsgebiete gedacht sind. Gerade deswegen lohnt sich ein genauer Blick auf die Funktionen der Programme.
Um unnötige Komplexität zu vermeiden, sollte stets die einfachste Lösung ausgewählt werden. Das hat mehrere Vorteile. Zunächst werden dadurch unnötige Kosten gespart. Weiterhin vereinfacht sich auch die Bedienung der Programmoberfläche. Je weniger komplex die Software ist, umso eher ist auch eine Kompatibilität zu anderer Software gegeben. Deswegen ist es von Vorteil, eine modulare Datenraumlösung zu wählen, bei der nur die Komponenten ausgewählt werden, für die es auch tatsächlich eine Verwendung gibt.
Allerdings muss natürlich auch die Datensicherheit und Datenverfügbarkeit zu jedem Zeitpunkt gegeben sein. Dazu gehört auch die Verschlüsselung der Daten. Ebenfalls sollte eindeutig geklärt werden können, in welchem Land die Daten gespeichert werden.
Die Suche nach einer passenden Datenraumlösung mag aufwendig sein, aber sie lohnt sich. Nicht nur wird die Bedienung dadurch einfacher, auch lassen sich somit unnötige Kosten sparen.
