Als Student Zeit sparen: Mit dem richtigen Dokumentenmanagement

Ein einfaches Dokumentenmanagement ist gerade im Studium sehr wichtig. Schnell sammeln sich hier viele Dateien an, die irgendwann wieder gebraucht werden. Wie aber können diese ganzen Daten sicher gespeichert werden?

Ganz egal, welches Fach studiert wird: Die Menge an Stoff, die es im Laufe der Semester zu bearbeiten gilt, ist in jedem Studium sehr umfangreich. Dabei werden heutzutage natürlich viele Unterlagen digital zur Verfügung gestellt.

Jede Hochschule hat ein eigenes Portal, auf dem für jede Vorlesung und jedes Seminar die Unterlagen zur Veranstaltung zu finden sind. Neben PowerPoint-Präsentationen, wissenschaftlichen Artikeln und statistischen Datensätzen finden sich hier auch noch weiterführende Linksammlungen und andere Dokumente, die im Verlauf des Studiums noch wichtig werden können.

Dabei sollte man sich aber nicht darauf verlassen, dass die Uni die entsprechenden Unterlagen ewig auf ihren Servern speichert. Ganz im Gegenteil kommt es häufig am Ende des Semesters dazu, dass alle Dateien gelöscht werden. Und wer als Student dann nicht über einen eigenen Datenspeicher verfügt, kann ein Problem bekommen.

Dateien für das Studium sicher abspeichern – Auf dem eigenen Notebook?

Als Student möchte man also die Unterlagen aus seinem Studium digital verwalten, damit man auch später noch darauf zugreifen kann. Der erste Schritt ist hierbei meistens, die Dateien einfach auf dem eigenen Notebook zu speichern. Ein solches gehört ja schließlich zur Grundausstattung jedes Studenten.

Damit sind die Daten erstmal sicher. Das böse Erwachen kommt aber dann, wenn das Gerät geklaut wird oder aber kaputt geht. Fast jeder Student hat schon eine der Horrorstories gehört, bei denen die Bachelor- oder Masterarbeit nur auf dem eigenen Laptop gespeichert war und dieser dann einfach vom Arbeitsplatz in der Unibibliothek verschwand. Und dabei hat man nur kurz eine Kaffeepause gemacht.

Das ist natürlich eine absolute Katastrophe. Dabei ist es nicht nur wichtig, die eigene Abschlussarbeit sicher aufzubewahren, sondern auch alle anderen Unterlagen sicher zu archivieren, die im Studium noch eine Rolle spielen.

Dateien auf einem externen Datenträger speichern

Häufig werden externe Datenträger als eine Lösung gesehen, um Sicherheitskopien von wichtigen Unterlagen zu erstellen. Hier bieten sich externe Festplatten besonders an. Und auf jeden Fall erhöht es die Sicherheit schon enorm, neben der Kopie auf dem eigenen Notebook auch eine zweite Version auf einem weiteren Datenträger zu haben. Besser wäre an dieser Stelle aber ein Online-Backup in einem sicheren Rechenzentrum.

Aber auch diese Lösung hat den Nachteil, dass man zwingend auf den entsprechenden Datenträger angewiesen ist. Sollte beispielsweise der Laptop während des Heimatbesuches bei den Eltern kaputt gehen und die Sicherheitskopie einer dringend benötigten Datei befindet sich einige hundert Kilometer entfernt in der Studienstadt, ist auch hier kein Weiterarbeiten möglich.

Außerdem können physische Datenträger ebenfalls kaputt gehen. Auch dann ist die Sicherheitskopie verloren.

Ein digitales Dokumentenmanagement für das Studium

Die Lösung für diese Probleme kann ein digitales Dokumentenmanagement bieten. Hierbei werden die Unterlagen nicht auf einem eigenen Datenträger, sondern online gespeichert, zum Beispiel in der Cloud.

Das hat gleich eine Reihe von Vorteilen. Zwei der wichtigsten Eigenschaften einer solchen Lösung zur Datensicherung sind dabei:

• Die Daten sind überall verfügbar
• Die Daten werden unabhängig von Datenträgern gesichert

Durch Dokumentenmanagement in der Cloud alle Daten immer verfügbar haben

Wer seine Dokumente und Daten online abspeichert, der hat überall da Zugriff, wo auch eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Gerade für Studenten ist diese Flexibilität besonders wichtig, denn im Studium ist man häufig unterwegs und braucht gerade dann Zugriff auf die eigenen Dateien, wenn man am wenigsten damit rechnet.

Zusätzlich erhöht sich auch die Sicherheit. Eine Festplatte kann immer kaputt gehen oder unleserlich werden. Ein Notebook kann schnell herunterfallen oder geklaut werden. Wenn darauf die entscheidende Sicherheitskopie der Abschlussarbeit gespeichert war, ist das natürlich eine Katastrophe. Im schlimmsten Fall sind dann mehrere Monate an Arbeit komplett verloren.

Ist hingegen alles sicher in der Cloud gespeichert, kann so etwas nicht passieren. Wenn dann das Notebook geklaut wird, ist das zwar trotzdem noch ärgerlich. Allerdings kann man sich jetzt einfach bei einem anderen Gerät in die Cloud einloggen und hat so in wenigen Sekunden wieder alle Dateien zur Verfügung.

Dateien in der Cloud speichern – Den richtigen Anbieter finden

Durch die vielen Vorteile eines Dokumentenmanagements in der Cloud gibt es mittlerweile eine große Zahl an Anbietern. Um hier den richtigen zu finden, sollten einige Punkte bedacht werden. Als Student sind die Anforderungen an ein solches Dokumentenmanagement vergleichsweise gering.

Zunächst einmal muss natürlich die Sicherheit der Daten gegeben sein. Auch wenn datenschutzrechtliche Aspekte für einen Studenten vielleicht nicht so wichtig sind, da die Unterlagen aus dem Studium meistens keine sensiblen Daten enthalten, sollte natürlich trotzdem darauf geachtet werden, dass alles an einem sicheren Ort gespeichert ist. Dazu gehört auch die Frage, wer alles Zugriff auf die online gespeicherten Daten hat.

Außerdem muss der Cloud-Anbieter natürlich zuverlässig sein. Wenn die Daten häufig nicht erreichbar sind oder im schlimmsten Fall sogar verloren gehen können, dann verliert die Cloud ihre Vorteile.

Die unterschiedlichen Cloud-Lösungen bieten auch ein unterschiedliches Maß an Features. Manch eine Software kommt dabei mit einem sehr kleinen Umfang an Funktionen aus. Was für den einen Nutzer absolut ausreichend ist, ist für den anderen User zu wenig. Hier lohnt sich ein Vergleich.

Auch die Kosten spielen eine Rolle. Viele Lösungen sind in der Basis-Variante kostenlos und belasten damit das knappe Studenten-Budget nicht unnötig. Wenn es dann doch eine umfassendere Lösung sein soll, lohnt sich ein Preisvergleich.

Mit dem richtigen Dokumentenmanagement Zeit und Nerven im Studium sparen

Ein umfassendes Archiv an Dateien und Unterlagen kann im Studium sehr wichtig sein, zum Beispiel um die wissenschaftlichen Quellen bei Seminar- oder Abschlussarbeiten geordnet zu bekommen. Eine sehr gute Möglichkeit dafür bieten Speicherlösungen in der Cloud. Die große Auswahl an verschiedenen Anbietern sollte dabei dazu führen, dass jeder User die für ihn passende Software findet.

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