Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende
In Deutschland unterliegen alle Personen sowie Gewerbetreibende der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten. Leider ist diese – vom Gesetzgeber festgelegte – Frist nicht einheitlich, sondern unterscheidet sich von Dokument zu Dokument. Darüber hinaus ist es auch von Bedeutung, ob es sich um ein Unternehmen, eine Privatperson oder zum Beispiel um einen Selbstständigen handelt. Im Folgenden sollen die verschiedenen Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende genauer unter die Lupe genommen werden.
Was ist die Aufbewahrungsfrist?
Aufbewahrungsfristen sind vom Gesetzgeber festgelegte Richtlinien und Bestimmungen, die regeln, wie lange ein bestimmtes Dokument aufbewahrt werden muss. Die Aufbewahrungsfrist betrifft dabei alle möglichen Formen und Arten an Dokumenten, die einen offiziellen Charakter haben. Sie gilt zum Beispiel für die ein- und ausgehende Korrespondenz, für Quittungen und Rechnungen und – selbstverständlich – auch für Steuerunterlagen.
Bei Gewerbetreibenden wird bei der Aufbewahrungsfrist zwischen Freiberuflern und Selbstständigen sowie zwischen Unternehmen und Kleingewerbetreibenden unterschieden.
Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende?
Die Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende beträgt entweder sechs oder zehn Jahre. Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, ist abhängig davon, um welches Dokument es sich handelt. Generell müssen die folgenden Dokumente sechs Jahre lang aufbewahrt werden:
- Steuerunterlagen und für die Besteuerung relevante Informationen
- Eingehende Geschäfts- und Handelsbriefe
- Die gesamte, ausgehende Korrespondenz
Besonders wichtige Dokumente, die die Ware oder das Unternehmen betreffen müssen hingegen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hiervon betroffen sind die folgenden Dokumente und Akten:
- Inventarverzeichnisse
- Buchungsbelege
- Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
- Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
- Zollunterlagen
Damit ist zumindest geklärt, welche Dokumente und Akten wie lange aufbewahrt werden müssen. Es wird schnell ersichtlich, dass bei den Aufbewahrungsfristen vor allem finanzielle und unternehmensbezoge Informationen einen hohen Stellenwert und entsprechend lange Aufbewahrungsfristen haben.
Unterschiede für Kleingewerbetreibene und Freiberufler
Die selben Aufbewahrungsfristen wie für Gewerbetreibende gelten im Prinzip auch für die Inhaber von Kleingewerben sowie für Freiberufler. Das heißt auch hier müssen die Dokumente zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. Es gibt jedoch einige Besonderheiten, die zu beachten sind.
So besteht für diese beiden Gruppen grundsätzlich keine Buchführungspflicht. Dennoch müssen sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende aus Gründen der Umsatzsteuerfestlegung ihre Einnahmen dokumentieren. Sind Sie also als Kleinunternehmer oder Freiberufler tätig, dann müssen Sie diese Dokumentation Ihrer Einnahmen ebenfalls zehn Jahre aufbewahren, auch wenn es sich dabei nicht um Bücher im Sinne einer Buchführung handelt.
Außerdem müssen Sie als Freiberufler und Kleingewerbetreibender ein Verzeichnis erstellen, welches die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern die nicht abgeschrieben werden können enthält. Auch dieses Verzeichnis ist bei der Besteuerung von besonderer Bedeutung und muss zehn Jahre aufbewahrt werden.
Kurz zusammengefasst kann man damit sagen, dass für alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen auch für Freiberufler und Kleinunternehmer die Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren gelten.
Was bedeutet die Aufbewahrung im Sinne der Aufbewahrungsfristen?
Eine Aufbewahrung im rechtlichen Sinne bedeutet, dass die Dokumente, Akten sowie die Unternehmenskorrespondenz für den gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Entscheidend für die Aufbewahrung ist dabei, dass die betreffenden Unterlagen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sind bzw. zugänglich gemacht werden können.
Die Dokumente, die Aufbewahrungsfristen unterliegen, müssen zudem unverändert und im Original aufbewahrt werden. Es dürfen jedoch Sicherheitskopien angefertigt werden. Diese müssen dann aber mit dem Original gemeinsam aufbewahrt werden.
Zudem muss kenntlich gemacht werden, dass es sich um eine Kopie handelt. Auch eventuelle Fehler oder Abweichungen vom Original im Druck oder Darstellung müssen auf der Kopie vermerkt werden.
Wie können Dokumente und Akten für die Dauer der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden?
Das Gesetzt sieht keine besonderen Bestimmungen für die Aufbewahrung von Dokumenten vor, mit der Ausnahme, dass die für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen auf Anfrage oder Anordnung zugänglich sein müssen. Es ist daher durchaus möglich – und gängige Praxis – entsprechende Dokumente zu digitalisieren und in einem Programm zur Dokumentenverwaltung oder in einer Datenbank bzw. einem Server aufzubewahren. Dieses Verfahren garantiert nicht nur die entsprechende Qualität der Unterlagen, sondern spart auch Platz.
Werden die Akten auf digitalen Datenträgern oder Speichermedien wie etwa CDs oder einem USB Stick aufbewahrt, dann muss gewährleistet sein, dass auf die unveränderten Daten während der gesamten Gültigkeit der Aufbewahrungsfristen zugegriffen werden kann. Wie oben bereits genannt, müssen außerdem Veränderungen, Fehler oder Abweichungen vom Original in Form von Farbe oder Darstellung dokumentiert werden.
Darüber hinaus muss festgehalten werden, wann und von wem die Digitalisierung durchgeführt wurde und es muss eine Anmerkung vorhanden sein, ob es sich um ein Original oder eine Kopie handelt.
Was ist von den Aufbewahrungsfristen befreit?
Nicht aufbewahrt werden müssen grundsätzlich Unterlagen und Dokumente, die nicht Teil des offiziellen Schriftverkehrsbzw. der Unterlagen des Unternehmens sind. Einladungsschreiben, SPAM E-Mail und Werbung müssen zum Beispiel ebensowenig aufbewahrt werden, wie etwa eine Glückwunschkarte oder ein Schreiben zum Firmenjubiläum.
Die Aufbewahrungsfristen gelten grundsätzlich dem Nachweis von Leistungen, Einnahmen oder geschäftlicher Korrespondenz. Sie dienen der Besteuerung sowie der Sicherheit des Unternehmers und der Kunden. Unterlagen die hiermit nichts zu tun haben, können also auch trotz der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden, da diese hier keine Anwendung finden.
Fazit
Die Aufbewahrungsfristen sind ein häufiges Problem, da viele Menschen nicht wissen, welche Fristen für welche Dokumente existieren. Häufig werden Mails oder Briefe auch einfach gelöscht oder weggeworfen, weil der betreffenden Person nicht klar ist, dass diese Unterlagen den Aufbewahrungsfristen unterliegen. Dennoch ist die gesetzlich korrekte Aufbewahrung der Dokumente relativ einfach zu realisieren, wenn Sie erst einmal die Informationen haben, was wie lange aufbewahrt werden muss.
