Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Selbstständige

Der selbstständig Tätige hat in unserer Arbeitswelt ein Menge Verpflichtungen. Eine dieser vielen Verpflichtungen betrifft die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Hier ist es die Vorschrift des § 147 AO, die aus steuerrechtlicher Sicht elementare Regelungen enthält.

Die Aufbewahrungsfristen

Wenn es für den Selbstständigen um die Aufbewahrungspflicht von betrieblichen Unterlagen geht, dann sind regelmäßig zwei Fristen zu beachten. Es gibt eine Frist von sechs und eine Frist von 10 Jahren. Dies ist explizit in der vorbezeichneten Vorschrift geregelt. Aber auch aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB ergeben sich die gleichen Fristen. Es gibt aber auch Ausnahmen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten laufen nämlich dann nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und die betreffenden Unterlagen für die Finanzbehörden von Relevanz sind. Dies kann dazu führen, dass die Aufbewahrungsfristen in Einzelfällen deutlich länger ausfallen können.

Dies gilt namentlich auch in den Fällen, wenn gegen einen Selbstständigen beispielsweise steuerstrafrechtliche Ermittlungen angestrengt worden sind, aber auch in den Fällen einer vorläufigen steuerlichen Festsetzung oder einer steuerlichen Außenprüfung. Im Übrigen beginnen die Aufbewahrungsfristen grundsätzlich erst mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem beispielsweise von dem Steuerberater der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wird der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2015 im Laufe des Jahres 2016 fertiggestellt, so beginnt die Aufbewahrungspflicht für diesen Jahresabschluss mit Schluss des Jahres 2016.

Dasselbe gilt zum Beispiel für eingehende oder ausgehende Rechnungen. Für Rechnungen, die im Laufe des Geschäftsjahres 2016 ein- oder ausgehen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Jahres 2016 zu laufen. Eine detaillierte Regelung hierzu enthält der Abs. 4 der oben genannten Vorschrift.

Die betroffenen Unterlagen

Die Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten demnach für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, allerdings nur soweit diese für den Fiskus von Bedeutung sind. Alle anderen in § 147 AO aufgelisteten geschäftlichen Unterlagen beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie unter anderem Rechnungen unterliegen grundsätzlich den Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.

Dies bedeutet in der Praxis, dass grundsätzlich jeder Selbstständige die einzelnen Geschäftsvorfälle betreffende sämtliche Rechnungen für regelmäßig zehn Jahre aufbewahren muss.

Adressat dieser Aufbewahrungspflichten

Eine nächste Frage ist die, welcher Selbstständige konkret von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen ist. Auch hier geben die Regelung in der Abgabenordnung in Verbindung mit dem Umsatzsteuergesetz eine Antwort.

Wer beispielsweise aus einem Gewerbebetrieb Gewinn von über 60.000 EUR oder einen Umsatz von über 600.000 EUR im Geschäftsjahr erwirtschaftet hat, ist verpflichtet, Bücher zu führen und damit auch verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen etc. zu beachten. Es gilt hier der Grundsatz, dass derjenige, der handelsrechtlich zur einer kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist, auch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen etc. zu beachten hat.

Da Kleingewerbetreibende und Freiberufler grundsätzlich nicht buchführungspflichtig sind, gelten für diese die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig nicht. Allerdings sollte auch hier beachtet werden, dass auch diese Berufsgruppen aus umsatzsteuerrechtlicher Pflicht Betriebseinnahmen aufzuzeichnen haben. Auch hier gilt dann wieder der Grundsatz, dass steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind. Sinn und Zweck dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es eben, den zuständigen Finanzbehörden zu ermöglichen, aufgrund der vorhandenen geschäftlichen Unterlagen die Steuer korrekt zu ermitteln.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfristen

Sofern Sie als Gewerbetreibender oder auch Freiberufler diese Aufbewahrungspflichten nicht einhalten, kann dies zu schwerwiegenden Sanktionen führen. Im Regelfall wird es dann zu einer Steuerschätzung kommen. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass diese Steuerschätzung wesentlich höher ausfällt, als wenn eine steuerliche Festsetzung auf der Grundlage vorhandener Geschäftsunterlagen erfolgt. Im Übrigen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten zu strafrechtlichen Verurteilungen führen. Diese Gefahr besteht vor allem in den Fallkonstellationen, in denen noch zusätzlich weitere Steuerstraftatbestände verwirklicht worden sind.

Fazit: Insgesamt ist er sehr wichtig, sich an diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu halten. Bei Unklarheiten sollten Sie auf jeden Fall einen fachmännischen Rat einholen, damit Sie seitens der Finanzbehörden keine Sanktionen zu erwarten haben.