Die Aufbewahrungspflicht mit einem DMS einhalten

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Als Unternehmer kennen Sie die Pflicht, gewisse Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufzuheben. Damit ist ein individuelles Document Management System, kurz auch als DMS bezeichnet, gefragt. Darin können Sie Kaufbelege, gewisse Korrespondenzen oder Versicherungspolicen sicher und richtig aufbewahren, um Sie im Fall der Fälle der Finanz- oder einer sonst befugten Behörde vorweisen zu können.

Für das DMS gibt es keine Ausnahmeregelung

Kleinunternehmer, Freiberufler, aber auch Unternehmer müssen also sämtliche Dokumente, die in Zusammenhang mit einem Kauf, mit der Korrespondenz oder mit einer Versicherung stehen, aufheben. Wenn Sie sich jetzt fragen, ob es hier Ausnahmeregelungen gibt, so ist dies grundsätzlich zu verneinen. Sie können alle Dokumente digital speichern, wobei Sie bei gewissen Fällen auch das papierbasierte Original nicht vernichten dürfen. Das betrifft vor allem Versicherungspolicen, aus denen Sie einen Leistungsanspruch lukrieren können, also zum Beispiel eine Renten- oder Lebensversicherung.

Auch für Bilanzen und Jahresabschlüsse gilt diese Regelung ebenso wie für sämtliche Dokumente, für die Sie in Deutschland eine Vorsteuer geltend machen möchten, allerdings im Inland dazu keinen Umsatz generiert haben. Dies ist in § 62 Abs. 2 UstDVgenau geregelt. Eine Aufbewahrung der Originaldokumente empfiehlt sich auch in Zusammenhang mit Immobilien.

Regelung der Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich erstreckt sich die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, auf sämtliche juristische und natürliche Personen. Geregelt ist sie individuell aus dem § 147 AO oder § 257 HGB bzw. § 14 UstG. Aus diesen Paragraphen ergeben sich auf die Fristen zur Aufbewahrungspflicht, wobei sich diese zum Einen nach der Dokumentenart selbst richtet, zum anderen aber auch nach der Frage, wer das Dokument warum aufbewahrt.

Grundsätzlich müssen Sie als Gewerbetreibender mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren rechnen. Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen alle Buchungsbelege, Schriftstücke die Organisation Ihres Unternehmens betreffend und die kompletten Jahresabschlüsse mit den vollständigen Lagerberichten.

Zusätzlich kann es auch um die Eröffnungsbilanz sowie alle den Zoll betreffenden Dokumente und eine Verzeichnis über das Inventar gehen. Grundsätzlich können Sie sich einfach daran orientieren, dass alles aufbewahrt werden sollte, was Sie im Falle einer Steuerprüfung zur Vorlage benötigen.

DMS für die zeitgemäße Aufbewahrung

Grundsätzlich ist die Aufbewahrung von Rechnungen oder Kaufbelegen in Form eines DMS natürlich zeitgemäß. Zudem ist sie auch vom Gesetzgeber erlaubt, der allerdings die genannten Ausnahmen verfügt hat. Festgelegt ist dies alles im § 14 UstG, der die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellungen von Dokumenten exakt regelt. Dazu gehört, dass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, auch dokumentiert werden, vor allem aber müssen Sie auch etwaige Fehler beim Scannen in einem extra Protokoll festhalten.

Die Person in Ihrem Unternehmen, die für das DMS zuständig ist, muss dazu geeignet und entsprechend von Ihnen autorisiert sein. Das DMS in Ihrem Betrieb muss umfassend den Anforderungen nach individueller Dokumentation der Metadaten und der kompletten Revisionssicherheit gerecht werden. Beachten sollten Sie außerdem, dass Sie die Originale erst nach einer neuerlichen Datensicherung vernichten dürfen, wobei dies als rechtskonform gilt, wenn es § 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO als zulässig erklärt.

Vorteile von DMS liegen auf der Hand

Grundsätzlich ist die digitale Archivierung von Dokumenten, sofern sie den rechtlichen Grundlagen entspricht, praktisch. Denn sie schafft nicht nur Platz, sondern eröffnet Ihnen im Unternehmen eine neue Form der Zusammenarbeit. Unabhängig von individuellen Standorten können Ihre Mitarbeiter oder Sie über den Browser auch von mobilen Geräten darauf zugreifen.

Das spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Ressourcen der Mitarbeiter. Viele Anbieter für DMS bieten zudem extra Features neben der standardmäßigen Digitalisierung an, wie etwa Notizfunktionen innerhalb eines Dokumentes selbst. Damit wird die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zusätzlich erleichtert. Eine professionelle DMS schützt Ihre Daten auch vor Diebstahl und Feuer- sowie Wasserschäden.

Der Workflow im papierlosen Buero

Der Workflow im papierlosen Büro

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Im Geschäftsleben sammelt sich schnell viel Papier an: Rechnungen, Belege und Verträge kommen in Papierform daher und wollen bearbeitet und archiviert werden. Wichtige Dokumente sollten dabei auch schnell wiederzufinden sein, denn vielleicht werden sie noch einmal gebraucht. Auch juristische Aspekte müssen bedacht werden. Wie kann unter diesen Voraussetzungen ein papierloses Büro umgesetzt werden? Und inwieweit kann das Digitalisieren Ihrer Unterlagen im Büro zu einem besseren Workflow führen?

Eine eher unbeliebte, aber trotzdem sehr wichtige Aufgabe in deutschen Büros ist es, dem Papierchaos Herr zu werden. Im normalen Geschäftsbetrieb sammelt sich hier eine ganze Menge an: Rechnungen, Belege, Angebote, Verträge und alle anderen Geschäftsdokumente müssen zunächst ihrem Zweck nach bearbeitet und dann möglicherweise archiviert werden. Die Lösung hierfür ist auf den ersten Blick eindeutig: Papierbelege werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Das schafft aber auch eine Reihe von Nachteilen.

Papier ist zwar geduldig, nimmt aber auch jede Menge Platz weg. In jeder neuen Woche entstehen weitere Stapel an Unterlagen, die bearbeitet und archiviert werden wollen. Dadurch wird immer mehr Platz für entsprechende Ordner benötigt und nach einiger Zeit ist es kein Problem mehr, ganze Räume mit archivierten Unterlagen zu füllen. Nicht nur die Erstellung eines solchen Papierarchivs ist zeitraubend. Wenn in Zukunft ein bestimmter Beleg wieder benötigt wird, muss dieser erst einmal gefunden werden. Dann zeigt sich, ob das Archiv wirklich seinen Zweck erfüllen kann – oder aber ob der entsprechende Beleg für immer in den unzähligen Ordnern verschwunden ist. Kann das papierlose Büro hierzu eine Alternative sein?

Die Digitalisierung von Unterlagen als Grundlage für das papierlose Büro

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier aus technischer Sicht nicht mehr zeitgemäß. Die gesammelten Informationen können theoretisch ganz einfach digitalisiert werden, indem beispielsweise die Papierbelege eingescannt werden. Außerdem ist es sehr einfach möglich, das digitale Archiv so zu sortieren, dass alle Unterlagen in wenigen Sekunden wiedergefunden werden können. Zeitraubendes Suchen entfällt also.

Ein weiterer Vorteil des digitalen Büros: Ihr Archiv und die darin gesicherten Informationen sind sehr gut gesichert. Das ist bei einem Papierbeleg nicht immer der Fall. Nicht nur kann dieses einfach im Archiv verschwinden, ohne dass Sie es jemals wiederfinden – es kann auch durch andere Einflüsse wie beispielsweise einem Feuer zerstört werden.

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems für das papierlose Büro

Wie schaffen Sie die Umstellung hin zu einem papierlosen Büro? Der Arbeitsaufwand dafür muss gar nicht höher sein als bei der herkömmlichen Archivierung von Unterlagen. Anstatt aber das Papier in Ordnern zu archivieren, scannen Sie es ein. Dafür benötigen Sie die richtige Hardware in Form eines Dokumenten-Scanners. Im Vergleich zu einer Lagerung der Dokumente in Ordnern und Archivräumen werden sich die Kosten für die Anschaffung eines solchen Gerätes schnell amortisiert haben.

Einige dieser Geräte erstellen Scans, die nachträglich nicht mehr verändert werden können. Das ist eine wichtige Eigenschaft von Unterlagen im papierlosen Büro. Die digitalen Kopien können Sie dann in einer selbst gewählten Ordnerstruktur ablegen.

Was aber sollte mit den originalen Papierbelegen geschehen? Hier lohnt sich ein Blick auf die Gesetzeslage in Deutschland.

Das papierlose Büro aus juristischer Sicht

Leider gibt es auf dem Weg zum papierlosen Büro eine große Hürde: die rechtlichen Bestimmungen. Um Belege auf echtem Papier durch digitalisierte Versionen ersetzen zu können, müssen diese rechtlich gesehen den gleichen Beweiswert besitzen. Im geschäftlichen Bereich ist dies natürlich besonders wichtig. Wie so oft im Umfeld der Digitalisierung gibt es hier aber noch keine Rechtssicherheit. Im Einzelfall entscheidet dann ein Gericht darüber, ob eine digitalisierte Kopie aussagekräftig ist. Sind auf dem entsprechenden Beleg Unterschriften vorhanden, wird die digitale Sicherung noch einmal komplizierter.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten deshalb die Originale noch nicht entsorgt werden. Da Sie aber wahrscheinlich nur sehr selten zu den Papierkopien greifen müssen, lassen sich diese wesentlich platzsparender aufbewahren als ohne ein digitales Archiv. Es empfiehlt sich auch immer, beim entsprechenden Amt nachzufragen, um den dortigen Umgang mit digitalen Kopien in Erfahrung zu bringen.

Sie können in Deutschland durchaus ein papierloses Büro betreiben, sollten sich dann aber über das vorhandene Restrisiko bezüglich der Anerkennung von digitalen Kopien im Klaren sein.

Das papierlose Büro: Ein erster Schritt in die Zukunft?

Es stellt sich nicht die Frage, ob sich das papierlose Büro durchsetzen wird, sondern nur, wann dies geschieht. Aktuell ist die Rechtslage allerdings noch auf Papierbelege ausgerichtet. Durch die zunehmende Digitalisierung wird sich dies aber ändern. Schon heute können Sie ein digitales Archiv erstellen. Dafür empfiehlt sich der Einsatz von Dokumenten-Scannern, die speziell für den Betrieb im geschäftlichen Umfeld gedacht sind. Somit rückt das papierlose Büro einen großen Schritt näher!

Dokuementenmanagement-fuer-Studenten

Als Student Zeit sparen: Mit dem richtigen Dokumentenmanagement

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Ein einfaches Dokumentenmanagement ist gerade im Studium sehr wichtig. Schnell sammeln sich hier viele Dateien an, die irgendwann wieder gebraucht werden. Wie aber können diese ganzen Daten sicher gespeichert werden?

Ganz egal, welches Fach studiert wird: Die Menge an Stoff, die es im Laufe der Semester zu bearbeiten gilt, ist in jedem Studium sehr umfangreich. Dabei werden heutzutage natürlich viele Unterlagen digital zur Verfügung gestellt.

Jede Hochschule hat ein eigenes Portal, auf dem für jede Vorlesung und jedes Seminar die Unterlagen zur Veranstaltung zu finden sind. Neben PowerPoint-Präsentationen, wissenschaftlichen Artikeln und statistischen Datensätzen finden sich hier auch noch weiterführende Linksammlungen und andere Dokumente, die im Verlauf des Studiums noch wichtig werden können.

Dabei sollte man sich aber nicht darauf verlassen, dass die Uni die entsprechenden Unterlagen ewig auf ihren Servern speichert. Ganz im Gegenteil kommt es häufig am Ende des Semesters dazu, dass alle Dateien gelöscht werden. Und wer als Student dann nicht über einen eigenen Datenspeicher verfügt, kann ein Problem bekommen.

Dateien für das Studium sicher abspeichern – Auf dem eigenen Notebook?

Als Student möchte man also die Unterlagen aus seinem Studium digital verwalten, damit man auch später noch darauf zugreifen kann. Der erste Schritt ist hierbei meistens, die Dateien einfach auf dem eigenen Notebook zu speichern. Ein solches gehört ja schließlich zur Grundausstattung jedes Studenten.

Damit sind die Daten erstmal sicher. Das böse Erwachen kommt aber dann, wenn das Gerät geklaut wird oder aber kaputt geht. Fast jeder Student hat schon eine der Horrorstories gehört, bei denen die Bachelor- oder Masterarbeit nur auf dem eigenen Laptop gespeichert war und dieser dann einfach vom Arbeitsplatz in der Unibibliothek verschwand. Und dabei hat man nur kurz eine Kaffeepause gemacht.

Das ist natürlich eine absolute Katastrophe. Dabei ist es nicht nur wichtig, die eigene Abschlussarbeit sicher aufzubewahren, sondern auch alle anderen Unterlagen sicher zu archivieren, die im Studium noch eine Rolle spielen.

Dateien auf einem externen Datenträger speichern

Häufig werden externe Datenträger als eine Lösung gesehen, um Sicherheitskopien von wichtigen Unterlagen zu erstellen. Hier bieten sich externe Festplatten besonders an. Und auf jeden Fall erhöht es die Sicherheit schon enorm, neben der Kopie auf dem eigenen Notebook auch eine zweite Version auf einem weiteren Datenträger zu haben. Besser wäre an dieser Stelle aber ein Online-Backup in einem sicheren Rechenzentrum.

Aber auch diese Lösung hat den Nachteil, dass man zwingend auf den entsprechenden Datenträger angewiesen ist. Sollte beispielsweise der Laptop während des Heimatbesuches bei den Eltern kaputt gehen und die Sicherheitskopie einer dringend benötigten Datei befindet sich einige hundert Kilometer entfernt in der Studienstadt, ist auch hier kein Weiterarbeiten möglich.

Außerdem können physische Datenträger ebenfalls kaputt gehen. Auch dann ist die Sicherheitskopie verloren.

Ein digitales Dokumentenmanagement für das Studium

Die Lösung für diese Probleme kann ein digitales Dokumentenmanagement bieten. Hierbei werden die Unterlagen nicht auf einem eigenen Datenträger, sondern online gespeichert, zum Beispiel in der Cloud.

Das hat gleich eine Reihe von Vorteilen. Zwei der wichtigsten Eigenschaften einer solchen Lösung zur Datensicherung sind dabei:

  • Die Daten sind überall verfügbar
  • Die Daten werden unabhängig von Datenträgern gesichert

Durch Dokumentenmanagement in der Cloud alle Daten immer verfügbar haben

Wer seine Dokumente und Daten online abspeichert, der hat überall da Zugriff, wo auch eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Gerade für Studenten ist diese Flexibilität besonders wichtig, denn im Studium ist man häufig unterwegs und braucht gerade dann Zugriff auf die eigenen Dateien, wenn man am wenigsten damit rechnet.

Zusätzlich erhöht sich auch die Sicherheit. Eine Festplatte kann immer kaputt gehen oder unleserlich werden. Ein Notebook kann schnell herunterfallen oder geklaut werden. Wenn darauf die entscheidende Sicherheitskopie der Abschlussarbeit gespeichert war, ist das natürlich eine Katastrophe. Im schlimmsten Fall sind dann mehrere Monate an Arbeit komplett verloren.

Ist hingegen alles sicher in der Cloud gespeichert, kann so etwas nicht passieren. Wenn dann das Notebook geklaut wird, ist das zwar trotzdem noch ärgerlich. Allerdings kann man sich jetzt einfach bei einem anderen Gerät in die Cloud einloggen und hat so in wenigen Sekunden wieder alle Dateien zur Verfügung.

Dateien in der Cloud speichern – Den richtigen Anbieter finden

Durch die vielen Vorteile eines Dokumentenmanagements in der Cloud gibt es mittlerweile eine große Zahl an Anbietern. Um hier den richtigen zu finden, sollten einige Punkte bedacht werden. Als Student sind die Anforderungen an ein solches Dokumentenmanagement vergleichsweise gering.

Zunächst einmal muss natürlich die Sicherheit der Daten gegeben sein. Auch wenn datenschutzrechtliche Aspekte für einen Studenten vielleicht nicht so wichtig sind, da die Unterlagen aus dem Studium meistens keine sensiblen Daten enthalten, sollte natürlich trotzdem darauf geachtet werden, dass alles an einem sicheren Ort gespeichert ist. Dazu gehört auch die Frage, wer alles Zugriff auf die online gespeicherten Daten hat.

Außerdem muss der Cloud-Anbieter natürlich zuverlässig sein. Wenn die Daten häufig nicht erreichbar sind oder im schlimmsten Fall sogar verloren gehen können, dann verliert die Cloud ihre Vorteile.

Die unterschiedlichen Cloud-Lösungen bieten auch ein unterschiedliches Maß an Features. Manch eine Software kommt dabei mit einem sehr kleinen Umfang an Funktionen aus. Was für den einen Nutzer absolut ausreichend ist, ist für den anderen User zu wenig. Hier lohnt sich ein Vergleich.

Auch die Kosten spielen eine Rolle. Viele Lösungen sind in der Basis-Variante kostenlos und belasten damit das knappe Studenten-Budget nicht unnötig. Wenn es dann doch eine umfassendere Lösung sein soll, lohnt sich ein Preisvergleich.

Mit dem richtigen Dokumentenmanagement Zeit und Nerven im Studium sparen

Ein umfassendes Archiv an Dateien und Unterlagen kann im Studium sehr wichtig sein, zum Beispiel um die wissenschaftlichen Quellen bei Seminar- oder Abschlussarbeiten geordnet zu bekommen. Eine sehr gute Möglichkeit dafür bieten Speicherlösungen in der Cloud. Die große Auswahl an verschiedenen Anbietern sollte dabei dazu führen, dass jeder User die für ihn passende Software findet.

Übrigens: Das Online-DMS docuplus können Sie jederzeit kostenfrei testen. Nicht nur Studenten, sondern auch Selbstständige, können die Einzelplatzversion von docuplus dauerhaft kostenfrei nutzen.