Effizient arbeiten mit einem Dokumentenmanagement-System

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Nie mehr Dokumente suchen, rechtssicher archivieren und sorgfältig dokumentieren – die Einführung von einem Dokumentenmanagement-System kann den Büroalltag deutlich erleichtern. Unternehmen, die DMS in ihre Arbeit integriert haben, bestätigen: Solche Systeme machen die Archivierung und die Informationssuche effizient. Und dennoch schließen manche Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme aus Kosten- oder organisatorischen Gründen immer noch aus. Was sie aber dabei nicht berücksichtigen, sind Kosten, die durch langes Suchen nach Informationen und ineffizientes Informationsmanagement entstehen. Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, die DMS mit sich bringen, sind dagegen enorm.

Viele Unternehmensprozesse immer noch papiergebunden. Besonders wer viel mit Texten zu tun hat, liest lieber Korrekturen auf dem Papier als auf dem Bildschirm: Textpassagen können markiert werden, handschriftliche Notizen können hinzugefügt werden und man kann den Text oft besser wahrnehmen. Problematisch wird es dann, wenn das korrigierte Blatt verloren geht oder unleserlich wird. Und richtig unübersichtlich wird es dann, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Kopien arbeiten. Kann ein Dokumentenmanagement-System wirklich etwas dagegen tun?

Effizient arbeiten mit einem Dokumentmanagement-Systemen: Wie funktioniert das?   

  • Wer kennt das nicht? Eine Präsentation wird ausgedruckt und alle zuständigen Mitarbeiter tragen ihre Korrekturen ein. Allerdings taucht ein paar Tage später ein weiteres Exemplar auf, wo die Kollegen aus der anderen Abteilung ihre Änderungen eingetragen haben. Welche Variante ist nun endgültig? Bei einer digitalen Ablage kann so etwas erst gar nicht passieren. Jedes digitalisierte Dokument wird nur einmal im System abgelegt, Dopplungen sind ausgeschlossen.
  • Wenn mehrere Menschen an einem Dokument arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Wer hat wann welche Änderungen gemacht? Ein DMS macht den kompletten Änderungsverlauf nachvollziehbar, denn es gibt nur eine einzige „Zentralversion“ vom Dokument und alle digitalen Anmerkungen werden diesem Dokument zugeordnet.
  • Wer kümmert sich um den Vertrag? Auf digitalem Wege kann man die Zuständigkeiten noch schneller erteilen und dafür sorgen, dass das notwendige Dokument bei dem richtigen Mitarbeiter in wenigen Sekunden landet. Das zu bearbeitende Dokument wird in seinem persönlichen Postfach abgelegt und wenn die Aufgabe erledigt ist, bekommt der Auftraggeber eine Benachrichtigung darüber.
  • Laut der IDC Studie kostet die Recherche nach dem Ort, wo die notwendigen Dokumente abgelegt sind, durchschnittlich 0,95 Euro pro Blatt. Wenn man dazu noch den Zeitaufwand mitrechnet, wird deutlich, dass sich Papiersysteme heute nicht mehr lohnen. Ein Dokumentenmanagementsystem schließt solche Probleme aus: Dank automatischer freier Volltextsuche können in wenigen Sekunden die richtigen Informationen gefunden werden.

Wenn die Geschäftsprozesse vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet sind, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge voll automatisch. Die Workflows sichern die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter und stellen sicher, dass ein Dokument alle vorgesehenen Bearbeitungsstufen durchläuft bevor es bei dem Kunden landet. Automatische Protokolle helfen dabei die Bearbeitungsschritte zu nachvollziehen und zu dokumentieren.