Beiträge

Elektronische Archivierung

in /von

Ursprünglich bedeutet „Archivierung“, historische Aufzeichnungen zu bewahren. Die aufbewahrten Aufzeichnungen sind einzigartig, im Gegensatz zu Büchern in einer Bibliothek, von denen es typischerweise viele Kopien gibt. Archive dienten als ursprüngliche Quellen für die Forschung zu bestimmten Themen. Zum Beispiel hat Coca Cola ein historisches Archiv, das die Geschichte des Unternehmens aufzeichnet. Das Unternehmen nutzt dieses Archiv, um mit den Informationen vergangener Jahre seine Markenattraktivität zu erhöhen.

In modernen elektronischen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) hat die Archivierung eine eigene Bedeutung. Die Archivierung digitaler Dokumente bedeutet, wenig genutzte Daten vom teuren Primärspeicher auf weniger teure Sekundärspeichergeräte zu verlagern. Die ausgelagerten Daten sind bei Bedarf jedoch zumindest für eine bestimmte Zeit weiterhin zugänglich. Informationen, unabhängig davon, wie sie ursprünglich produziert oder gesammelt werden, werden für Unternehmen und Organisationen immer wichtiger, während gleichzeitig die Anforderungen an die Archivierung von Informationen immer komplexer werden.

Der Lebenszyklus digitaler Dokumente

Der Lebenszyklus umfasst 5 Phasen

Während das digitale Zeitalter weniger Papier erzeugt, wächst die Zahl der elektronisch gespeicherten Dokumente. Richtlinien, die vom Informationsmanagement einer Organisation oder eines Unternehmen erstellt werden, bestimmen die Bedingungen des Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen. Hierin wird festgelegt, wie Dokumente zu erstellen, zu speichern und schließlich zu vernichten sind. Der Lebenszyklus von elektronischen Dokumenten und Datensätzen umfasst die Erstellung, Speicherung, Nutzung, Archivierung und Entsorgung. Es ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung, einen effizienten Ansatz für die Archivierung von digitalen Informationen zu finden. Gleichzeitig ist die Notwendigkeit, einen effizienten Ansatz zu etablieren, von wesentlicher Bedeutung für Kosteneinsparungen und die organisatorischen Leistungen.

Erstellung von digitalen Dokumenten

Der Lebenszyklus eines digitalen Dokuments beginnt mit dessen Erstellung. Eine der größten Herausforderungen für ein DMS besteht darin, die Entstehung neuer Datensätze auf logische und konsistente Weise für zukünftige Nutzung, Abruf und Speicherung zu dokumentieren. Erfolgt dies korrekt, ist ein Datensatz leicht zugänglich, bis die Nützlichkeit des Datensatzes abläuft und dieser zerstört wird. Dokumente können informell wie E-Mails und formell wie eingescannten Rechnungen und Kassenbelege sein. Unabhängig davon muss die Erstellung von Dokumenten geregelt werden.

Ein Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten kann für vertriebsbezogene Aufgaben, über den Kundensupport bis hin zum Management mehrfach verwendet werden. Es kann zudem mehrere Versionen eines Dokuments geben, um Änderungen zu berücksichtigen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden.

Speicherung und Nutzung

Die Archivierung unterliegt gesetzlichen Vorschriften

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Sobald ein Dokument elektronisch erstellt wurde, wird er normalerweise als Informationswerkzeug für Geschäftszwecke verteilt und verwendet. Aus diesem Grund werden Datensätze für einen einfachen Zugriff in einem Repository, einer Datenbank, gespeichert. Diese Phase umfasst das Indizieren und Anwenden von Metadaten auf jedes Dokument, sodass nach verschiedenen Klassifizierungen gesucht werden kann. Beispielsweise nach dem Namen des Erstellers, der Abteilung oder der Kategorie.

Archivierung

Die Archivierung ist ein weiterer Abschnitt im Dokumentenmanagementprozess. Die langfristigste Speicherung erfolgt, um Dokumente, die nicht mehr regelmäßig benötigt werden, auf lange Sicht zugänglich zu halten. Die Archivierung muss mit verschiedenen Rechtsvorschriften übereinstimmen. Die elektronische Datenarchivierung verwendet häufig automatisierte Programme, die wenig genutzte Datensätze identifizieren und diese auf sekundäre Speichergeräte verschieben. Zum Beispiel können die Dokumente in Cloud-Speichern von Drittanbietern verschoben werden. Es ist wichtig, die Integrität der archivierten Daten sicherzustellen. In der Regel werden Fehlererkennungsalgorithmen verwendet, um zu überprüfen, ob die Kopie mit dem Original übereinstimmt.

Die Datenarchivierung von Produktionsdaten verfolgt das Ziel, Kosten zu reduzieren und die Leistung der EDV zu verbessern. Nicht produktionsspezifische Daten werden in der Regel archiviert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Rechtliche Vorschriften verlangen, dass bestimmte Aufzeichnungen, wie Finanzdaten und Geschäftsbriefe, für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden. Je nach dem Wert der Dokumente für ein Unternehmen ist die dauerhafte Archivierung die letzte Phase des Lebenszyklus. Diese Dokumente werden nicht zerstört, sondern dauerhaft archiviert.

Zerstörung oder Entsorgung digitaler Dokumente

Die elektronische Archivierung hat Vor- und Nachteile

Bei der Datenarchivierung wird bewertet, warum und wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden sollte. Die Methode zur Entsorgung abgelaufener Daten sollte ebenfalls festgelegt werden. Wenn ein Dokument am Ende seiner Nutzungsdauer steht und die internen und gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten sind, kann es vernichtet werden. Bei der Zerstörung ist sicherzustellen, dass geltende Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Vorteile der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung reduziert die Ausgaben für die Datenpflege, und verbessert die Systemleistung und die Leistung der Organisation. Es wird geschätzt, dass bis zu 80 Prozent der Produktionsdaten möglicherweise keine unternehmenskritische Bedeutung haben. Diese Daten müssen daher nicht sofort zugänglich sein. Bei der elektronischen Archivierung können viele Dateien verkettet und oft komprimiert und verschlüsselt werden. Diese Praxis kann die Speicherplatzanforderungen reduzieren. Die Verschlüsselung ermöglicht es, die Daten nur für diejenigen zugänglich machen, die eine Berechtigung für den Zugriff haben.

Mögliche Problemen bei der elektronischen Datenarchivierung

Die Erhaltung elektronischer Daten steht vor einigen einzigartigen Problemen. Der Fortschritt in der Informationstechnik ist extrem schnell. Dies führt dazu, dass die Hardware und Software, die für die Erzeugung der Daten verwendet werden, schnell veraltet sind. Neue Speichermedien können möglicherweise keine Daten lesen, die auf alten Medien erstellt wurden. Neue Softwareprogramme werden ebenfalls regelmäßig eingeführt, um Technologieverbesserungen zu nutzen. Aktuelle Versionen sind möglicherweise nicht in der Lage, Daten zu lesen, die von alten Versionen erstellt wurden.

Es wurden in der Vergangenheit mehrere Strategien vorgeschlagen, um die mit archivierten Daten verbundenen Lesbarkeitsprobleme zu bewältigen. Dazu gehören das regelmäßige Kopieren alter Daten auf neue Medien und die regelmäßige Konvertierung alter Daten in neue Formate. Die Entwicklung von Emulationsprogrammen ist eine weitere Möglichkeit. Emulationsprogramme bilden auf aktuellen Systemen frühere Umgebungen nach, sodass auf älteren System erstellte Daten gelesen werden können.

Durch ein DMS können Nutzungsrechte einfach organisiert werden

Grundsätzlich sollten die möglichen Probleme mit der Datenlesbarkeit bei der Archivierung berücksichtigt werden. Dies kann geschehen, in dem jedes Dokument mit einer Aufbewahrungsrichtlinie versehen wird. Daten, die ihre nützliche und gesetzlich vorgeschriebene Lebensdauer überschritten haben, können dann dauerhaft entfernt werden. Dadurch können Kosten für die Konvertierung alter Daten in ein neues Format eingespart werden.

Rechtliche Folgen und Abhilfe

Ein Hauptziel der Archivierung darin besteht, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Im Bezug hierauf ist das Lesbarkeitsproblem als besonders kritisch anzusehen. Andernfalls kann sich ein Unternehmen schnell in ernsten Schwierigkeiten befinden. Beispielsweise, wenn bestimmte Dokumente, die für Rechtsstreitigkeiten oder die Prüfung durch das Finanzamt erforderlich sind, nicht mehr verfügbar sind.

Die Archivierung von Dokumenten mittels DMS kann Kosten sparen, die Systemleistung verbessern und verhindern, dass ein Unternehmen ernsthafte rechtliche Probleme bekommt. Besondere Aufmerksamkeit muss dabei der Lesbarkeit und der Integrität der archivierten elektronischen Daten während ihrer Lebensdauer gelten.

PDF

Was ist PDF?

in /von

Im Beruf und im privaten Alltag begegnet Ihnen das Dateiformat PDF fast täglich. Die meisten Menschen nutzen diese Art von Dokument, aber was hat es mit dem Format eigentlich auf sich? PDF steht als Abkürzung für Portable Document Format, also übersetzt ein tragbares Dokumentenformat. Das soll wohl bedeuten, dass es leicht transportierbar ist, was irgendwie auch passt. Wo kommen PDFs her und was können sie alles?

Geschichte und Hintergründe des PDF

PDF

PDF Dateien sehen für alle Betrachter gleich aus

Jemand erstellt einen aufschlussreichen Text im .doc Format. Er setzt Bilder und Tabellen ein, kreiert einen Footer und eine ansprechende Kopfzeile mit zusätzlichen Informationen. Anschließend bringt er das gesamte Dokument mit einer eleganten Schriftart, passend formatierten Überschriften und weiteren Details in ein perfektes Layout. Er speichert es, hängt es als Anhang an eine Email und schickt es jemandem, der es auf einem anderen Computer öffnet.

Und dann folgt die böse Überraschung. Auf dem Bildschirm des Adressaten erscheint ein vollkommen konfuses Dokument. Hier stimmt nur noch der Text, das gesamte Layout ging jedoch verloren. Da verschiedene Nutzer Dokumente mit verschiedenen Programmen oder Versionen desselben Programmes öffnen und lesen, kommt es bei Word-Dokumenten nicht selten zu digitalen Missverständnissen. Dasselbe passiert auch mit PowerPoint und Excel und vielen anderen Programmen, in denen formatiert und gelayoutet wird.

Die Lösung hierfür sind PDFs – ein Dateiformat, das Layout und Formatierung eines erstellten Dokumentes quasi einfriert und es ermöglicht, das Dokument auf jedem Rechner mit einem PDF-Reader zu öffnen. Und das ganz ohne böse Überraschungen, denn im PDF-Format gibt es kein Layout mehr. Es zeigt quasi ein Abbild des in Word oder Excel erstellten Dokumentes.

Ein Problem – eine Lösung

Die Entwickler von Adobe haben sich bereits 1993 mit dem beschriebenen Problem auseinander gesetzt. Ihr Ziel war es, ein Programm zu schreiben, das Dokumente und Schriftstücke unabhängig vom Programm, mit dem sie erstellt wurden, lesbar und verlustfrei transferierbar macht. Bis zur genialen Erfindung von PDFs war es gang und gäbe, dass Ersteller und Empfänger mühsam zweimal denselben Text formatieren mussten.

Diese Zeitverluste gehören seit Adobe der Vergangenheit an. PDF speichert alle Layoutelemente genauso wie sie sind. Seitenumbrüche, Farben, Schriftarten, Absätze und Bilder oder Diagramme. Vollkommen unabhängig vom Betriebssystem sieht dank PDF der Empfänger dasselbe Dokument wie der Absender. Ein großer Vorteil ist auch, dass der Empfänger dem Dokument nicht einfach so etwas hinzufügen oder löschen kann. Die Manipulation von Angeboten, Artikeln, Rechnungen, Berichten oder Präsentationen ist nicht mehr so einfach möglich. Dies verleiht Absender und Adressat eine gewisse Sicherheit.

Vorteile für Textverfasser

Ein PDF zu erzeigen, ist sehr einfach

Die digitale Unabhängigkeit von PDFs ist der größte Vorteil dieses Dateityps. Alle Dokumente, die Sie jemandem zur Verfügung stellen wollen, verschickt man heutzutage meist in diesem praktischen Format. Dabei kann dieser sie weder ändern noch ergeben sich beim Ausdrucken oder Ansehen Abweichungen. Das Konvertieren beziehungsweise Umwandeln von Dokumenten in PDFs ist denkbar einfach. Dies kann mit dem Acrobat Writer, dem Acrobat Reader oder auch mit verschiedenen Print-to-file Druckern erfolgen. Oder auch einfach über die „speichern unter“ Funktion von Word, Excel und PowerPoint. Den AcrobatReader, der von Nöten ist, um ein PDF zu öffnen und es zu lesen, kann jeder kostenfrei im Internet herunterladen. Das Programm braucht kaum Speicherplatz und es ist mittlerweile auch für alle Mobilgeräte als App verfügbar.

Einer der Vorteile ist der Sicherheitsaspekt. Als Verfasser eines Dokuments können Sie sich sicher sein, dass der Empfänger das Dokument nicht verändert oder verfälscht. Es ist möglich, das Dokument mit einem Passwort zu schützen. So sind selbst die üblicherweise zulässigen Änderungen in Form von Markierungen nicht möglich. Zudem besteht die Möglichkeit, den Text gegen Kopieren oder sogar gegen das Ausdrucken zu schützen, falls dies gewünscht ist.

Daher sind oft Handbücher, Anleitungen und ganze Bücher als PDF-Files erhältlich. Im Dokument können interne Verlinkungen untergebracht werden. So kann der Leser schnell von einer Seite zur anderen springen, wenn eine inhaltliche Verbindung zwischen diesen besteht. Dies ist zum Beispiel bei einem Inhaltsverzeichnis, das mit den einzelnen Kapiteln verlinkt ist, praktisch. Es lassen sich natürlich auch externe Weblinks setzen.

Benutzerfreundlicher Allrounder

Seit mehr als einem Vierteljahrhundert gibt es das PDF Format von Adobe nun schon. Die Software kann auf nahezu jedem Rechner und Mobilgerät genutzt werden. In dieser Zeit hat sich das Format natürlich stets weiterentwickelt. Damit geht es kontinuierlich auch auf die sich ändernden und anspruchsvoller werdenden Bedürfnisse der Nutzer ein. So hat sich zum Beispiel die Notizfunktion entwickelt. Der einzige kleine Nachteil ist, dass Adobe selbst kein kostenfreies Tool zur Herstellung von PDFs anbietet. Diese ist aber wie erwähnt in vielen anderen (auch in kostenlosen) Programmen enthalten.

Zur Benutzerfreundlichkeit gehört natürlich auch der Vorteil von PDF, dass die Dateien deutlich kleiner sind als ihre Ausgangsdokumente. PDFs lassen sich in einer Email viel leichter verschicken als das entsprechende .doc-Dokument. Tabellen, Bilder, Schriftarten und so weiter werden komprimiert und somit verkleinert.

Aufbewahrung von Dokumenten und verschiedene Formate

PDFs machen papierhafte Archive überflüssig

Die Internationale Organisation für Normung, die besser unter der Abkürzung ISO bekannt ist, hat im Jahr 2005 PDF als ein gutes Format für langfristige Archivierung von Daten bezeichnet. Im Rahmen von ISO-Prüfungen wurden verschiedene Dokumententypen auf ihre Tauglichkeit geprüft, wobei PDF eine gute Lesbarkeit auch nach langer Zeit bescheinigt wurde. ISO-zertifizierte Betriebe können ihre Archive also getrost in Form von platzsparenden PDF-Dateien anlegen. ISO empfiehlt vor allem das PDF/A Format, weil es langlebig und beständig ist.

Hier wiederum gibt es eine Unterteilung in A-1b und A-1a. Eine Datei im Format PDF/A-1b gibt die Inhalte von Dokumenten visuell wieder und bildet sie originalgetreu ab. Das Format PDF/A-1a hingegen prüft zusätzlich die Abbildbarkeit nach dem sogenannten Unicode Standard. Dies ist vor allem für Screenreader von großer Bedeutung, die den Text erkennen und zum Beispiel vorlesen können.

Es gibt zudem das PDF/E-Format, welches ideal für die Archivierung und Darstellung von 3D-Bildern und Daten geeignet ist. Die 3D-Darstellungen sind dabei sogar drehbar, was zum Beispiel für Architekturmodelle wichtig ist. Das PDF/X Format findet in der Druckindustrie Verwendung und erleichtert dort die Prozesse von komplizierten Druckverfahren.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivierung

in , /von

Das papierlose Büro ist in aller Munde. Jeder wünscht sich die digitale Revolution. Aber die digitale Akte soll genau die gleichen Aufgaben erfüllen. Denn die Papierakte war zuverlässig und geduldig. Aber welche Aufgaben sind das eigentlich? Und kann das eine digitale Akte wirklich? Wo liegen die Unterschiede zwischen DMS und Archivierung?

Digitale Strategie im Unternehmen

Auch die Archivierung geht heute digital

Die papierhafte Ablage ist nicht mehr zeitgemäß

Mit diesen Fragen beschäftigen sich gerade viele Strategen. Sie sollen die digitale Aktenhaltung in einem Unternehmen oder einer Organisation einführen. Das zu entwickelnde Gesamtsystem kann sehr umfassend sein. Man bezeichnet es auch als Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM).

Nicht jedes ECM ist identisch ausgeprägt. Je nach Größe und Digitalisierung des Unternehmens kann es eine einfache digitale Ablage beinhalten oder den gesamten Geschäftsablauf im Unternehmen abbilden.

CMS und ECM – was ist was?

Den Begriff ECM kann man klar von einem Online-Content-Management-System (kurz CMS) abgrenzen. Denn in einem CMS geht es oft darum, Inhalte zum Beispiel für den eigenen Internetauftritt zu organisieren. Das ECM erfüllt wesentlich mehr Aufgaben.

In einem umfassenden ECM ist das CMS für Online-Inhalte mit abgebildet. Das CMS ist also Bestandteil des ECM. Gelingt eine geschäftsnahe Integration, ist das ein entscheidender Fortschritt für effiziente Geschäftsabläufe.

Aufbau eines ECM

Kern eines ECM ist dabei das Dokumenten-Management-Systems (kurz DMS). Man kann es mit der Fragestellung der Aktenhaltung vergleichen. Wichtig ist jedoch: Das DMS beschreibt lediglich die Aktenhaltung im Büro, also die aktuelle Aktenhaltung.

Nicht selten haben Unternehmen hier begonnen zu digitalisieren. Das papierlose Büro umfasst oft lediglich diese eine Komponente der digitalen Akte. Das bedeutet, man erzeugt eine digitale Datei und legt sie an einem bekannten Ort ab, auf den alle Berechtigte dieser Akte Zugriff haben.

Da es hier um die tägliche Arbeit der Mitarbeiter geht, sind die Erfolge sofort sichtbar. Man muss eine Akte nicht mehr im Nachbarbüro suchen. Auch mehrere Personen gleichzeitig können diese einsehen. Wege, um Akten zu holen, entfallen. Die digitale Akte macht das Arbeitsleben also bequemer.

Langes Suchen erübrigt sich mit einem DMS

Zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem

Doch zu einem zukunftssicheren DMS gehören noch weitere Funktionen. Zum Beispiel muss man sicherstellen, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Eine wichtige Grundfunktion ist also das Aus- und Einchecken von Dokumenten.

Vor allem die Funktionen, die für die Teamarbeit gedacht sind, werten die digitale Arbeit im Unternehmen massiv auf. Wichtiges Zentrum dabei ist und bleibt immer das Dokument. So kann man die Arbeit gemeinsam dort verrichten, wo sie nötig ist. Und dabei ist es egal, ob der Kollege im Nachbarbüro oder am anderen Ende der Welt ist.

Geschäftsprozesse im DMS

Auch das Freigeben von Dokumenten durch Berechtigte in einem Prozess ist heute oft gefordert. Zusätzlich wird die Ablage in definierten Ablageorten oft verwendet. Das entspricht in etwa dem Aktenschrank in der Analogie Papierakte. So sind alle Prozesse und Aufgaben abgedeckt, die auch mit der Papierakte erledigt werden können.

Neben den einfachen Teamfunktionen können mit einem DMS auch komplexe Prozesse abgedeckt werden. Ganze Geschäftsabläufe können mit einem DMS also gesteuert und überwacht werden. So können etablierte Geschäftsprozesse sogar unterstützt und neue Prozesse leichter eingeführt werden.

DMS – Bedeutung für das Unternehmen

Das Dokumentenmanagementsystem ist die zentrale Plattform, die alle Stati, auch den archivierten Status, eines Dokuments abdeckt. Dabei gehören zu einem DMS Funktionen, die unabhängig vom Status des Dokuments sind. Ein gutes Beispiel ist die umfassende Suche, auch im Volltext der Dokumente.

Denn wer relevante Dokumente schneller findet, spart Zeit. Und wie sagt ein berühmtes Sprichtwort? Zeit ist Geld!

Neben der Schnelligkeit spielt aber auch die Transparenz eine große Rolle. Denn wenn alle Informationen für Berechtigte leicht zugänglich sind, kann man Entscheidungen besser treffen und besser kommunizieren.

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

DMS und Archivierung

Eine wichtige zusätzliche Funktion über die allgemeine Aktenführung hinaus ist die Archivierung. Sie hat Konsequenzen, die über die internen Regeln der Aktenhaltung in einem Unternehmen hinaus gehen. Dazu gehören zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Es gibt also einen entscheidenden Unterschied zwischen dem allgemeinen elektronischen Dokumentenmanagement und der elektronischen Archivierung. Am besten ist das verständlich anhand eines Papierarchivs. Die normale Aktenhaltung im Aktenschrank unterscheidet sich gravierend von der Archivierung eines Dokuments.

Besonderheiten des Archivs

In der Papierwelt gibt es sowohl intern in einem Unternehmen als auch extern spezielle Bereiche und Stellen, die sich um die Archivierung kümmern. Diese Stellen haben oft einen starken juristischen Hintergrund. Denn hier gelten besondere Regeln.

So muss die digitale Akte bei der Archivierung eine bestimmte Form haben. So muss zum Beispiel festgestellt werden, ob es sich um das unveränderte Original handelt. Das geschieht oft durch elektronische Signaturen.

Um die Vollständigkeit des Archivs sicherzustellen, dürfen archivierte Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Ein Dokument einfach so aus dem Archivierungssystem zu löschen, ist daher nicht möglich.

Konsequenzen für die Digitalisierung

Dennoch nennt man beide Begriffe oft in einem Atemzug. Das liegt zum einen an einer unklaren Begriffsabgrenzung und zum anderen daran, dass Dokumentenmanagement-Systeme nicht vollumfänglich genutzt werden. Oftmals werden sie nur als Dokumentenablage verwendet. Umgangssprachlich heißt das dann „Archiv“.

Bei genauerem Hinsehen ist das nicht das Gleiche. Denn die Archivierung von Dokumenten ist ein formaler Akt. Gesetzliche Fristen und Konsequenzen sind an die Archivierung geknüpft. Wenn ein Unternehmen auf die digitale Archivierung umsteigt, muss es daher einiges beachten.

Auch digital müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden

Deshalb sollte die Archivierung in einer späteren Ausbaustufe des Dokumentenmanagement-Systems realisiert werden. Vor allem die sofort spürbaren Erfolge sollte man in den ersten Phasen in den Vordergrund stellen.

Vorteile der digitalen Akte

Im Laufe der Zeit entwickelt sich mit einem soliden Dokumentenmanagement-System auch ein solides Wissensmanagement im Unternehmen. Ausscheidende Mitarbeiter haben ihre Akten transparent abgelegt, neue Mitarbeiter haben sofort Zugriff darauf.

So wird die Effizienz im Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Ein sichtbares Wissensmanagement kann die Stimmung im Unternehmen sehr positiv beeinflussen.

Datensicherheit der digitalen Akte

Die Datensicherheit einer digitalen Akte wird von vielen Mitarbeitern und Strategen noch kiritsch betrachtet. Doch dafür gibt es keinen Grund.

Geschäftsrelevanten Dokumente werden nicht über verschiedene Kanäle verteilt. Sie liegen immer im gleichen Basissystem vor. Das erhöht die Datensicherheit im Unternehmen.

Für die Absicherung von Berechtigungen im Dokumentenmanagement-System ist ein Rechte- und Rollenkonzept notwendig. Dieses ist individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Dann steht der sicheren Nutzung des DMS nichts mehr im Wege.