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DMS oder Dropbox? Die Vor- und Nachteile im Überblick

Um heutzutage im Team effektiv zu arbeiten, ist es zwingend notwendig, dass jeder Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort Zugriff auf die elektronischen Daten und Dokumente hat. Unternehmer, die dazu die erforderlichen Voraussetzungen schaffen müssen, können zwischen Software und cloudbasierten Lösungen verschiedener Anbieter wählen. Einige Dienste können im gewissen Umfang gratis genutzt werden, anspruchsvollere Lösungen wie zum Beispiel das DMS docuplus sind kostenpflichtig. Ein Vergleich der Angebote soll Sie dabei unterstützen, die Lösung zu finden, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und die erforderliche Sicherheit gewährleistet.

Was bietet Dropbox?

Der Name dieses Filehosting-Dienstes, der von der US-amerikanischen Firma gleichen Namens angeboten wird, ist anschaulich: „to drop“ heißt fallen lassen, „box“ ist die Schachtel, in der die einfach abgelegten Daten aufgefangen und bis zum nächsten Gebrauch aufbewahrt werden. Tatsächlich ist es den Entwicklern dieses Dienstes gelungen, Daten so zu speichern, dass ein oder auch mehrere Nutzer mit jedem elektronischen Endgerät auf die zuvor hochgeladenen Dokumente zugreifen können. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Den Dienst kann man über Browser oder App nutzen. Die Nutzung ist mit allen gebräuchlichen Betriebssystemen möglich. Ein DMS im engeren Sinne ist diese Lösung jedoch nicht. Das sollten Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.

Was leisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich elektronische Dokumente sicher und gesetzeskonform archivieren und effektiv verwalten. Das geschieht mit Hilfe komplexer Datenbanken und Softwarelösungen, die von hochspezialisierten Experten entwickelt werden. Der Vorteil der DMS liegt auf der Hand: Die Daten werden übersichtlich archiviert. Die Zugriffsrechte können genau definiert werden, sodass die Zusammenarbeit im Team leicht zu organisieren ist und dennoch für ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz gesorgt ist. Jeder Mitarbeiter hat zu jeder Zeit alle erforderlichen Daten im aktuellen Status zur Verfügung. Ein Abgleichen der Datensätze ist nicht erforderlich, wodurch Fehlerquellen vermieden werden.

Sicherheit hat oberste Priorität

Dieser Grundsatz gilt nicht allein auf hoher See, sondern auch beim Austausch von Daten im Internet und der Online-Speicherung von Dokumenten, Fotos und anderen Dateien. In puncto Sicherheit haben Dokumenten-Management-Systemeim direkten Vergleich mit cloudbasierten Lösungen zweifelsfrei die Nase vorn. Arbeiten Sie mit Dropbox oder anderen Filehosting Diensten müssen Sie unbedingt bedenken, dass Sie nicht wissen, wer Zugang zu Ihren – möglicherweise sehr sensiblen Daten hat. Die Daten, die mit Dropbox gespeichert werden, landen auf einem Server, der in den vereinigten Staaten steht. Serverstandort USA – das ist ein gravierender Nachteil dieses Angebotes, den insbesondere Unternehmer, aber auch private Nutzer nicht unterschätzen dürfen.

Immer wieder geriet Dropbox in der Vergangenheit in die Kritik, weil Daten und Passwörter der Kunden ganz offensichtlich in falsche Hände gelangen konnten. Kritiker befürchten außerdem, dass sich staatliche Stellen und Geheimdienste für die gespeicherten Daten interessieren.

Gratis ist nicht in jedem Falle günstig

Ein wichtiger Aspekt, der für viele Anwender beim Vergleich von DMS und Dropbox eine zentrale Rolle spielt, sind die anfallenden Kosten. Die US-Amerikaner arbeiten mit einem Modell, das auf den ersten Blick sehr kundenfreundlich erscheint. Im sogenannten Basic Tarif kann der Nutzer bis zu 2 GB Speicher kostenlos nutzen. Wer beispielsweise Bilddokumente speichern will, kommt damit schnell an die Grenzen und muss dann ziemlich tief in die Tasche greifen.

Mit DMS sicher im Team arbeiten und übersichtlich archivieren

Entscheiden Sie sich für ein DMS, entstehen Ihnen zwar Kosten, doch Sie werden sehen, dass sich diese Investition lohnt. Sie bekommen eine zertifizierte Lösung, die Ihnen in jeder Hinsicht ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Server stehen in Deutschland. Das heißt, es gelten die deutschen Datenschutzrichtlinien, die im Vergleich zu vielen anderen Ländern deutlich höhere Sicherheitsstandards vorschreiben.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie zum Beispiel docuplus, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre tägliche Arbeit noch effektiver erledigen. Arbeitet man im Team, kann jeder auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Dabei kann exakt festgelegt werden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Es entfällt die Kontrolle der Datensätze. Jeder im Team ist jederzeit auf dem Stand und kann den Fortschritt der Bearbeitung verfolgen.

Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von einer professionellen Archivierung der Daten. Nerven- und zeitraubendes Suchen von bestimmten Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Mit dem Dokumenten-Management-System kann jedes einzelne Dokument mit Hilfe der Suchfunktion schnell aufgefunden werden. Außerdem ist Ihr Unternehmen mit der DMS-Archivierung auch bei der Zusammenarbeit mit den Ämtern und Behörden auf der sicheren Seite, weil die Archivierung zuverlässig und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Das ist ein wesentlicher Vorteil, den jede Unternehmensleitung hoch zu schätzen weiß.