Beiträge

Wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

in , /von

Die meisten unserer Leser dürften mittlerweile wissen, was sich hinter dem Begriff des Dokumentenmanagement-Systems (kurz: DMS) verbirgt. Doch wer es selbst nicht nutzt, weiß vermutlich nicht, welche Funktionen ein solches System hat und welche Möglichkeiten es einem eröffnet.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann weit mehr als eben nur Dokumente zu managen. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle 6 Funktionen vor, die Ihnen Ihre Arbeit erheblich vereinfachen dürften.

Schnellerer Zugriff auf Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems

Dokumentenmanagement-Systems

Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß

Der Computer ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Egal ob privat oder beruflich – wir nutzen dieses Wunderwerk der Technik beinahe täglich. Dabei ist es unausweichlich, dass wir auch elektronische Dokumente erzeugen. Sei es ein Text- oder Tabellendokument, eine E-Mail, Bilder oder andere Dokumente. All diese Dateien speichern wir entweder lokal auf dem Computer oder Laptop oder extern auf einem Server oder in einer Cloud.

Mit der Zeit sammeln sich so jede Menge Dateien an, die sich oft unsortiert auf dem Speichermedium tummeln. Möchte man nun ein Dokument wieder aufrufen, das man vor einigen Monaten erstellt hat, kann die Suche danach schon mal etwas Zeit kosten. Unterschiedliche Studien haben ergeben, dass ein Mitarbeiter täglich im Durchschnitt eine halbe Stunde mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt ist.

Durch ein DMS kann man diese Zeit sparen. Durch die integrierte Suchfunktion lassen sich bestimmte Dateien schnell finden. Man kann im Volltext suchen oder auch nach bestimmten Dateiformaten filtern. Des Weitern ist es möglich, sogenannte Metadaten zu arbeiten und so bspw. nach bestimmten Rechnungsnummern zu suchen. Auf dieses Weise verbringt man sehr viel weniger Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument.

Zugriff von überall und zu jeder Zeit

Flexibilität ist auch in der Arbeitswelt immer wichtiger. Die Zeiten, in denen man ausschließlich vom Büro aus gearbeitet hat, sind längst vorbei. Viele Menschen arbeiten von zuhause aus oder sind viel unterwegs. Das bedeutet aber auch, dass sie jederzeit und überall an die für sie relevanten Daten kommen müssen.

Auf ein DMS können Sie in der Regel über eine herkömmliche Browseroberfläche zugreifen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein internetfähiges Gerät und Internet. Sie benötigen hierfür keine spezielle Software.

Einige DMS bieten auch eine Lösung über WebDAV. Hierbei können Sie ein Netzlaufwerk über das Internet mit dem Dokumentenmanagement-System verbinden. Dieses Laufwerk öffnen Sie dann wie gewohnt über Ihren Explorer. Auf diese Weise können Sie weltweit so arbeiten, wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen tun würden.

Ein zentraler Speicherort für alle Informationen

Durch ein DMS können alle Informationen zentral gespeichert werden

Die Ablagemethoden aus der grauen Vorzeit hatten einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen zu einem Thema waren an einem Ort abgelegt. Egal ob Brief, Rechnung, handschriftliche Notiz oder Fax; alles lag im selben Ordner und konnte so auch schnell gefunden werden.

Heute verteilen sich diese Informationen auf verschiedenen Servern, Ordnern und anderen Systemen. Mit einem DMS erhält man die alte Ordnung mit neuester Technik zurück. Alle Dokumente, die ein Thema betreffen, können ganz leicht unter einem Stichwort abgespeichert und so auch ganz schnell wieder gefunden werden.

Richtlinien und Gesetze – mit einem DMS kein Problem

Um den gesetzlichen Vorschriften zum Thema elektronische Archivierung in Unternehmen zu genügen sind zwei Dinge wesentlich:

  1. Die Digitalisierung. Hier werden papierhafte Dokumente eingescannt und anschließend vernichtet.
  2. Das Empfangen von elektronischen Dokumenten.

In beiden Fällen muss nachweisbar sein, dass die in Ihrem System abgelegten Dokumente Originale sind. Ein einfaches Speichern auf einem Fileserver reicht deshalb nicht.

Die meisten DMS verfügen über Lösungen, um nachweisen zu können, dass es sich bei dem Dokument in Ihrem System um das Original handelt. Dies geschieht jedoch nur in Verbindung mit einer individuellen Verfahrensdokumentation.

Idealerweise lässt ein DMS-Anbieter sein System von einer unabhängigen Stelle prüfen, ob es zu einer gesetzeskonformen Archivierung fähig ist.

Kollaboration – bessere Zusammenarbeit

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich

Der Begriff Kollaboration bezeichnet heute die Zusammenarbeit eines Teams in der IT. Hierfür sind sowohl Kommunikation als auch Information von Nöten. Viele Dokumentenmanagement-Systeme vereinen diese beiden Voraussetzungen.

In einem DMS finden sich die nötigen Informationen in Form von Dokumenten und einer Dokumentation über das Was, Wer, Wann und Wie. Neben diesem zentralen Mitteilungsstream verfügen viele Systeme außerdem noch über eine Kommentar- und Notizfunktion. Diese können Sie bequem zu jedem Dokument hinterlassen, so dass Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen können.

Sollten Sie externe Mitarbeiter haben, die zwar auf ein bestimmtes Dokument, nicht jedoch auf das gesamte DMS zugreifen sollten, so können Sie das entsprechende Dokument freigeben, indem Sie es in einen Datenraum verlinken, der für externe Kollegen zugänglich ist.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen sind der schnellere Ablauf ebendieser, eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und eine Kosten- und Zeitersparnis für das Unternehmen.

Gerade die Verarbeitung von Rechnungen wird auch heute noch zumeist manuell abgewickelt. Eine Automation der Rechnungsverarbeitung lohnt sich im Grunde auch erst, wenn eine sehr große Menge an Rechnungen verarbeitet werden muss. Im Besten Fall müssen Sie dann nur noch die Rechnung manuell einscannen. Den Rest erledigt das Dokumenten-Management-System.

Das DMS erfasst die Daten aus dem Scan und überprüft sie rechnerisch. Außerdem gleicht es die Rechnung mit einer Bestellung im ERP-System ab. Wenn alles korrekt ist, legt das DMS diese Rechnung revisionssicher ab und löst eine Zahlung aus. Die Skontofrist  wird dabei berücksichtigt.

Fazit

Mit einem passenden Dokumenten-Management-System bleibt Ihnen sehr viel lästige Arbeit erspart. Der Arbeitsalltag kann um einiges effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für interessante und wichtige Dinge.

 

Dokuementenmanagement-fuer-Studenten

Als Student Zeit sparen: Mit dem richtigen Dokumentenmanagement

in , /von

Ein einfaches Dokumentenmanagement ist gerade im Studium sehr wichtig. Schnell sammeln sich hier viele Dateien an, die irgendwann wieder gebraucht werden. Wie aber können diese ganzen Daten sicher gespeichert werden?

Ganz egal, welches Fach studiert wird: Die Menge an Stoff, die es im Laufe der Semester zu bearbeiten gilt, ist in jedem Studium sehr umfangreich. Dabei werden heutzutage natürlich viele Unterlagen digital zur Verfügung gestellt.

Jede Hochschule hat ein eigenes Portal, auf dem für jede Vorlesung und jedes Seminar die Unterlagen zur Veranstaltung zu finden sind. Neben PowerPoint-Präsentationen, wissenschaftlichen Artikeln und statistischen Datensätzen finden sich hier auch noch weiterführende Linksammlungen und andere Dokumente, die im Verlauf des Studiums noch wichtig werden können.

Dabei sollte man sich aber nicht darauf verlassen, dass die Uni die entsprechenden Unterlagen ewig auf ihren Servern speichert. Ganz im Gegenteil kommt es häufig am Ende des Semesters dazu, dass alle Dateien gelöscht werden. Und wer als Student dann nicht über einen eigenen Datenspeicher verfügt, kann ein Problem bekommen.

Dateien für das Studium sicher abspeichern – Auf dem eigenen Notebook?

Als Student möchte man also die Unterlagen aus seinem Studium digital verwalten, damit man auch später noch darauf zugreifen kann. Der erste Schritt ist hierbei meistens, die Dateien einfach auf dem eigenen Notebook zu speichern. Ein solches gehört ja schließlich zur Grundausstattung jedes Studenten.

Damit sind die Daten erstmal sicher. Das böse Erwachen kommt aber dann, wenn das Gerät geklaut wird oder aber kaputt geht. Fast jeder Student hat schon eine der Horrorstories gehört, bei denen die Bachelor- oder Masterarbeit nur auf dem eigenen Laptop gespeichert war und dieser dann einfach vom Arbeitsplatz in der Unibibliothek verschwand. Und dabei hat man nur kurz eine Kaffeepause gemacht.

Das ist natürlich eine absolute Katastrophe. Dabei ist es nicht nur wichtig, die eigene Abschlussarbeit sicher aufzubewahren, sondern auch alle anderen Unterlagen sicher zu archivieren, die im Studium noch eine Rolle spielen.

Dateien auf einem externen Datenträger speichern

Häufig werden externe Datenträger als eine Lösung gesehen, um Sicherheitskopien von wichtigen Unterlagen zu erstellen. Hier bieten sich externe Festplatten besonders an. Und auf jeden Fall erhöht es die Sicherheit schon enorm, neben der Kopie auf dem eigenen Notebook auch eine zweite Version auf einem weiteren Datenträger zu haben. Besser wäre an dieser Stelle aber ein Online-Backup in einem sicheren Rechenzentrum.

Aber auch diese Lösung hat den Nachteil, dass man zwingend auf den entsprechenden Datenträger angewiesen ist. Sollte beispielsweise der Laptop während des Heimatbesuches bei den Eltern kaputt gehen und die Sicherheitskopie einer dringend benötigten Datei befindet sich einige hundert Kilometer entfernt in der Studienstadt, ist auch hier kein Weiterarbeiten möglich.

Außerdem können physische Datenträger ebenfalls kaputt gehen. Auch dann ist die Sicherheitskopie verloren.

Ein digitales Dokumentenmanagement für das Studium

Die Lösung für diese Probleme kann ein digitales Dokumentenmanagement bieten. Hierbei werden die Unterlagen nicht auf einem eigenen Datenträger, sondern online gespeichert, zum Beispiel in der Cloud.

Das hat gleich eine Reihe von Vorteilen. Zwei der wichtigsten Eigenschaften einer solchen Lösung zur Datensicherung sind dabei:

  • Die Daten sind überall verfügbar
  • Die Daten werden unabhängig von Datenträgern gesichert

Durch Dokumentenmanagement in der Cloud alle Daten immer verfügbar haben

Wer seine Dokumente und Daten online abspeichert, der hat überall da Zugriff, wo auch eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Gerade für Studenten ist diese Flexibilität besonders wichtig, denn im Studium ist man häufig unterwegs und braucht gerade dann Zugriff auf die eigenen Dateien, wenn man am wenigsten damit rechnet.

Zusätzlich erhöht sich auch die Sicherheit. Eine Festplatte kann immer kaputt gehen oder unleserlich werden. Ein Notebook kann schnell herunterfallen oder geklaut werden. Wenn darauf die entscheidende Sicherheitskopie der Abschlussarbeit gespeichert war, ist das natürlich eine Katastrophe. Im schlimmsten Fall sind dann mehrere Monate an Arbeit komplett verloren.

Ist hingegen alles sicher in der Cloud gespeichert, kann so etwas nicht passieren. Wenn dann das Notebook geklaut wird, ist das zwar trotzdem noch ärgerlich. Allerdings kann man sich jetzt einfach bei einem anderen Gerät in die Cloud einloggen und hat so in wenigen Sekunden wieder alle Dateien zur Verfügung.

Dateien in der Cloud speichern – Den richtigen Anbieter finden

Durch die vielen Vorteile eines Dokumentenmanagements in der Cloud gibt es mittlerweile eine große Zahl an Anbietern. Um hier den richtigen zu finden, sollten einige Punkte bedacht werden. Als Student sind die Anforderungen an ein solches Dokumentenmanagement vergleichsweise gering.

Zunächst einmal muss natürlich die Sicherheit der Daten gegeben sein. Auch wenn datenschutzrechtliche Aspekte für einen Studenten vielleicht nicht so wichtig sind, da die Unterlagen aus dem Studium meistens keine sensiblen Daten enthalten, sollte natürlich trotzdem darauf geachtet werden, dass alles an einem sicheren Ort gespeichert ist. Dazu gehört auch die Frage, wer alles Zugriff auf die online gespeicherten Daten hat.

Außerdem muss der Cloud-Anbieter natürlich zuverlässig sein. Wenn die Daten häufig nicht erreichbar sind oder im schlimmsten Fall sogar verloren gehen können, dann verliert die Cloud ihre Vorteile.

Die unterschiedlichen Cloud-Lösungen bieten auch ein unterschiedliches Maß an Features. Manch eine Software kommt dabei mit einem sehr kleinen Umfang an Funktionen aus. Was für den einen Nutzer absolut ausreichend ist, ist für den anderen User zu wenig. Hier lohnt sich ein Vergleich.

Auch die Kosten spielen eine Rolle. Viele Lösungen sind in der Basis-Variante kostenlos und belasten damit das knappe Studenten-Budget nicht unnötig. Wenn es dann doch eine umfassendere Lösung sein soll, lohnt sich ein Preisvergleich.

Mit dem richtigen Dokumentenmanagement Zeit und Nerven im Studium sparen

Ein umfassendes Archiv an Dateien und Unterlagen kann im Studium sehr wichtig sein, zum Beispiel um die wissenschaftlichen Quellen bei Seminar- oder Abschlussarbeiten geordnet zu bekommen. Eine sehr gute Möglichkeit dafür bieten Speicherlösungen in der Cloud. Die große Auswahl an verschiedenen Anbietern sollte dabei dazu führen, dass jeder User die für ihn passende Software findet.

Übrigens: Das Online-DMS docuplus können Sie jederzeit kostenfrei testen. Nicht nur Studenten, sondern auch Selbstständige, können die Einzelplatzversion von docuplus dauerhaft kostenfrei nutzen.

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem – dies sollten Sie wissen

in /von

In Phasen, in denen es stets bedeutender ist, die Dateiverwaltung digital zu machen, wird ein helfendes Dokumentenmanagementsystem (beziehungsweise DMS) unersetzlich. Aber was sind überhaupt die Nutzen eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dateien in einem bestimmten System zu erfassen und zu verwalten? Oder ist jenes bloß ein Programm, das innerbetriebliche Abläufe verkompliziert?

Ein Dokumentenmanagementsystem im Gebrauch in der Firma

In einem Unternehmen, einerlei ob es der Bäcker um die Straßenecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der weiten Welt ist, fallen Daten an. Verschiedene Unternehmer sollen nicht selten sogar mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dokumente eingehen dürfen. Mit bekannten Werkzeugen kann das schnell nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal vollbrachte Arbeit muss nochmals wiederholt werden. Oder der Sicherheitsaspekt ist an vielen Stellen nicht erfüllt. Ein professionelles DMS muss all diese Punkte gewissenhaft erfüllen. Dadurch darf das Dokumentenmanagementsystem selber aber nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss immer zur Verfügung stehen und muss direkt in den Workflow eingesetzt sein. Jeder Kollege, besonders solche ohne spezielle IT-Kenntnisse, sollten das System richtig einsetzen können. Nur dann ist ein Dokumentenmanagementsystem vertretbar, weil es den Workflow erleichtert. Andernfalls behindert es lediglich im Alltag.

Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma flexibel

Welcher Teil in einem Dokumentenmanagement-System auch nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle Computer, die in der Betriebszeit gebraucht werden, müssen an das Dokumentenmanagementsystem angebunden sein. Das erfordert nicht nur Hardware, allerdings auch das einsetzbare KnowHow. Da nicht jedes Firmenkonstrukt über passendes Humanapital verfügt, können hier erhebliche Zusatzkosten ergeben. Stets bekannter wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Spezialisierte Firmen bieten Systeme an, auf die die Vertragspartner online herankommen können. Die Wartung der Geräte, die verlässlich bereitgestellte Netzwerktechnik und das treffende Sicherheitsmodell geben diese Firmen in ihren Paketen außerdem mit zur Überlegung. So können auch mittelständige Firmen die Vorzüge vom Dokumentenmanagementsystem nutzen. Doch die Gelder für ein derartiges Tool sind auf diese Weise viel einfacher kalkulierbar. Mit einem WWW Dokumentenmanagement-System bleibt die Firma wettbewerbsfähig, aber auch beweglich.