Die meisten unserer Leser dürften mittlerweile wissen, was sich hinter dem Begriff des Dokumentenmanagement-Systems (kurz: DMS) verbirgt. Doch wer es selbst nicht nutzt, weiß vermutlich nicht, welche Funktionen ein solches System hat und welche Möglichkeiten es einem eröffnet.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann weit mehr als eben nur Dokumente zu managen. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle 6 Funktionen vor, die Ihnen Ihre Arbeit erheblich vereinfachen dürften.
Schnellerer Zugriff auf Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems
Die papierhafte Archivierung ist nicht mehr zeitgemäß
Der Computer ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Egal ob privat oder beruflich – wir nutzen dieses Wunderwerk der Technik beinahe täglich. Dabei ist es unausweichlich, dass wir auch elektronische Dokumente erzeugen. Sei es ein Text- oder Tabellendokument, eine E-Mail, Bilder oder andere Dokumente. All diese Dateien speichern wir entweder lokal auf dem Computer oder Laptop oder extern auf einem Server oder in einer Cloud.
Mit der Zeit sammeln sich so jede Menge Dateien an, die sich oft unsortiert auf dem Speichermedium tummeln. Möchte man nun ein Dokument wieder aufrufen, das man vor einigen Monaten erstellt hat, kann die Suche danach schon mal etwas Zeit kosten. Unterschiedliche Studien haben ergeben, dass ein Mitarbeiter täglich im Durchschnitt eine halbe Stunde mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt ist.
Durch ein DMS kann man diese Zeit sparen. Durch die integrierte Suchfunktion lassen sich bestimmte Dateien schnell finden. Man kann im Volltext suchen oder auch nach bestimmten Dateiformaten filtern. Des Weitern ist es möglich, sogenannte Metadaten zu arbeiten und so bspw. nach bestimmten Rechnungsnummern zu suchen. Auf dieses Weise verbringt man sehr viel weniger Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument.
Zugriff von überall und zu jeder Zeit
Flexibilität ist auch in der Arbeitswelt immer wichtiger. Die Zeiten, in denen man ausschließlich vom Büro aus gearbeitet hat, sind längst vorbei. Viele Menschen arbeiten von zuhause aus oder sind viel unterwegs. Das bedeutet aber auch, dass sie jederzeit und überall an die für sie relevanten Daten kommen müssen.
Auf ein DMS können Sie in der Regel über eine herkömmliche Browseroberfläche zugreifen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein internetfähiges Gerät und Internet. Sie benötigen hierfür keine spezielle Software.
Einige DMS bieten auch eine Lösung über WebDAV. Hierbei können Sie ein Netzlaufwerk über das Internet mit dem Dokumentenmanagement-System verbinden. Dieses Laufwerk öffnen Sie dann wie gewohnt über Ihren Explorer. Auf diese Weise können Sie weltweit so arbeiten, wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen tun würden.
Ein zentraler Speicherort für alle Informationen
Durch ein DMS können alle Informationen zentral gespeichert werden
Die Ablagemethoden aus der grauen Vorzeit hatten einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen zu einem Thema waren an einem Ort abgelegt. Egal ob Brief, Rechnung, handschriftliche Notiz oder Fax; alles lag im selben Ordner und konnte so auch schnell gefunden werden.
Heute verteilen sich diese Informationen auf verschiedenen Servern, Ordnern und anderen Systemen. Mit einem DMS erhält man die alte Ordnung mit neuester Technik zurück. Alle Dokumente, die ein Thema betreffen, können ganz leicht unter einem Stichwort abgespeichert und so auch ganz schnell wieder gefunden werden.
Richtlinien und Gesetze – mit einem DMS kein Problem
Um den gesetzlichen Vorschriften zum Thema elektronische Archivierung in Unternehmen zu genügen sind zwei Dinge wesentlich:
Die Digitalisierung. Hier werden papierhafte Dokumente eingescannt und anschließend vernichtet.
Das Empfangen von elektronischen Dokumenten.
In beiden Fällen muss nachweisbar sein, dass die in Ihrem System abgelegten Dokumente Originale sind. Ein einfaches Speichern auf einem Fileserver reicht deshalb nicht.
Die meisten DMS verfügen über Lösungen, um nachweisen zu können, dass es sich bei dem Dokument in Ihrem System um das Original handelt. Dies geschieht jedoch nur in Verbindung mit einer individuellen Verfahrensdokumentation.
Idealerweise lässt ein DMS-Anbieter sein System von einer unabhängigen Stelle prüfen, ob es zu einer gesetzeskonformen Archivierung fähig ist.
Kollaboration – bessere Zusammenarbeit
Mit einem DM-System ist ein weltweiter Zugriff möglich
Der Begriff Kollaboration bezeichnet heute die Zusammenarbeit eines Teams in der IT. Hierfür sind sowohl Kommunikation als auch Information von Nöten. Viele Dokumentenmanagement-Systeme vereinen diese beiden Voraussetzungen.
In einem DMS finden sich die nötigen Informationen in Form von Dokumenten und einer Dokumentation über das Was, Wer, Wann und Wie. Neben diesem zentralen Mitteilungsstream verfügen viele Systeme außerdem noch über eine Kommentar- und Notizfunktion. Diese können Sie bequem zu jedem Dokument hinterlassen, so dass Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen können.
Sollten Sie externe Mitarbeiter haben, die zwar auf ein bestimmtes Dokument, nicht jedoch auf das gesamte DMS zugreifen sollten, so können Sie das entsprechende Dokument freigeben, indem Sie es in einen Datenraum verlinken, der für externe Kollegen zugänglich ist.
Automatisierte Geschäftsprozesse
Die Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen sind der schnellere Ablauf ebendieser, eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und eine Kosten- und Zeitersparnis für das Unternehmen.
Gerade die Verarbeitung von Rechnungen wird auch heute noch zumeist manuell abgewickelt. Eine Automation der Rechnungsverarbeitung lohnt sich im Grunde auch erst, wenn eine sehr große Menge an Rechnungen verarbeitet werden muss. Im Besten Fall müssen Sie dann nur noch die Rechnung manuell einscannen. Den Rest erledigt das Dokumenten-Management-System.
Das DMS erfasst die Daten aus dem Scan und überprüft sie rechnerisch. Außerdem gleicht es die Rechnung mit einer Bestellung im ERP-System ab. Wenn alles korrekt ist, legt das DMS diese Rechnung revisionssicher ab und löst eine Zahlung aus. Die Skontofrist wird dabei berücksichtigt.
Fazit
Mit einem passenden Dokumenten-Management-System bleibt Ihnen sehr viel lästige Arbeit erspart. Der Arbeitsalltag kann um einiges effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für interessante und wichtige Dinge.
DMS oder Dropbox? Die Vor- und Nachteile im Überblick
Um heutzutage im Team effektiv zu arbeiten, ist es zwingend notwendig, dass jeder Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort Zugriff auf die elektronischen Daten und Dokumente hat. Unternehmer, die dazu die erforderlichen Voraussetzungen schaffen müssen, können zwischen Software und cloudbasierten Lösungen verschiedener Anbieter wählen. Einige Dienste können im gewissen Umfang gratis genutzt werden, anspruchsvollere Lösungen wie zum Beispiel das DMS docuplus sind kostenpflichtig. Ein Vergleich der Angebote soll Sie dabei unterstützen, die Lösung zu finden, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und die erforderliche Sicherheit gewährleistet.
Die digitale Archivierung ist mittlerweile Pflicht
Was bietet Dropbox?
Der Name dieses Filehosting-Dienstes, der von der US-amerikanischen Firma gleichen Namens angeboten wird, ist anschaulich: „to drop“ heißt fallen lassen, „box“ ist die Schachtel, in der die einfach abgelegten Daten aufgefangen und bis zum nächsten Gebrauch aufbewahrt werden. Tatsächlich ist es den Entwicklern dieses Dienstes gelungen, Daten so zu speichern, dass ein oder auch mehrere Nutzer mit jedem elektronischen Endgerät auf die zuvor hochgeladenen Dokumente zugreifen können. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Den Dienst kann man über Browser oder App nutzen. Die Nutzung ist mit allen gebräuchlichen Betriebssystemen möglich. Ein DMS im engeren Sinne ist diese Lösung jedoch nicht. Das sollten Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.
Was leisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?
Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich elektronische Dokumente sicher und gesetzeskonform archivieren und effektiv verwalten. Das geschieht mit Hilfe komplexer Datenbanken und Softwarelösungen, die von hochspezialisierten Experten entwickelt werden. Der Vorteil der DMS liegt auf der Hand: Die Daten werden übersichtlich archiviert. Die Zugriffsrechte können genau definiert werden, sodass die Zusammenarbeit im Team leicht zu organisieren ist und dennoch für ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz gesorgt ist. Jeder Mitarbeiter hat zu jeder Zeit alle erforderlichen Daten im aktuellen Status zur Verfügung. Ein Abgleichen der Datensätze ist nicht erforderlich, wodurch Fehlerquellen vermieden werden.
Sicherheit hat oberste Priorität
Dieser Grundsatz gilt nicht allein auf hoher See, sondern auch beim Austausch von Daten im Internet und der Online-Speicherung von Dokumenten, Fotos und anderen Dateien. In puncto Sicherheit haben Dokumenten-Management-Systemeim direkten Vergleich mit cloudbasierten Lösungen zweifelsfrei die Nase vorn. Arbeiten Sie mit Dropbox oder anderen Filehosting Diensten müssen Sie unbedingt bedenken, dass Sie nicht wissen, wer Zugang zu Ihren – möglicherweise sehr sensiblen Daten hat. Die Daten, die mit Dropbox gespeichert werden, landen auf einem Server, der in den vereinigten Staaten steht.Serverstandort USA – das ist ein gravierender Nachteil dieses Angebotes, den insbesondere Unternehmer, aber auch private Nutzer nicht unterschätzen dürfen.
Immer wieder geriet Dropbox in der Vergangenheit in die Kritik, weil Daten und Passwörter der Kunden ganz offensichtlich in falsche Hände gelangen konnten. Kritiker befürchten außerdem, dass sich staatliche Stellen und Geheimdienste für die gespeicherten Daten interessieren.
Dropbox ist im Basic-Tarif kostenlos
Gratis ist nicht in jedem Falle günstig
Ein wichtiger Aspekt, der für viele Anwender beim Vergleich von DMS und Dropbox eine zentrale Rolle spielt, sind die anfallenden Kosten. Die US-Amerikaner arbeiten mit einem Modell, das auf den ersten Blick sehr kundenfreundlich erscheint. Im sogenannten Basic Tarif kann der Nutzer bis zu 2 GB Speicher kostenlos nutzen. Wer beispielsweise Bilddokumente speichern will, kommt damit schnell an die Grenzen und muss dann ziemlich tief in die Tasche greifen.
Mit DMS sicher im Team arbeiten und übersichtlich archivieren
Entscheiden Sie sich für ein DMS, entstehen Ihnen zwar Kosten, doch Sie werden sehen, dass sich diese Investition lohnt. Sie bekommen eine zertifizierte Lösung, die Ihnen in jeder Hinsicht ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Server stehen in Deutschland. Das heißt, es gelten die deutschen Datenschutzrichtlinien, die im Vergleich zu vielen anderen Ländern deutlich höhere Sicherheitsstandards vorschreiben.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie zum Beispiel docuplus, können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre tägliche Arbeit noch effektiver erledigen. Arbeitet man im Team, kann jeder auf die erforderlichen Daten zugreifen und sie bearbeiten. Dabei kann exakt festgelegt werden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Es entfällt die Kontrolle der Datensätze. Jeder im Team ist jederzeit auf dem Stand und kann den Fortschritt der Bearbeitung verfolgen.
Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von einer professionellen Archivierung der Daten. Nerven- und zeitraubendes Suchen von bestimmten Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Mit dem Dokumenten-Management-System kann jedes einzelne Dokument mit Hilfe der Suchfunktion schnell aufgefunden werden. Außerdem ist Ihr Unternehmen mit der DMS-Archivierung auch bei der Zusammenarbeit mit den Ämtern und Behörden auf der sicheren Seite, weil die Archivierung zuverlässig und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Das ist ein wesentlicher Vorteil, den jede Unternehmensleitung hoch zu schätzen weiß.
Die Steuererklärung gehört ganz sicher nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten. Trotzdem muss Sie immer wieder aufs Neue abgegeben werden. Es spricht also nichts dagegen, mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) die Arbeit an der Steuererklärung möglichst einfach zu gestalten.
Egal ob privat oder beruflich, die Steuererklärung ist meistens eine lästige Pflicht. Schließlich müssen viele Dokumente gesammelt, verschiedene Formulare korrekt ausgefüllt und abgegeben werden. Und möglicherweise winkt dann auch noch eine Steuernachzahlung. Es hilft aber nichts, die Steuererklärung muss erledigt werden. Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem dabei helfen, diese Aufgabe schnell hinter sich zu bringen.
Mit einem DMS lassen sich Unterlagen sicher abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Die Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Papierablage sind dabei vielfältig. Dazu gehören zum Beispiel die höhere Sicherheit bei einem hochwertigen Dokumentenmanagementsystem und die leichtere Auffindbarkeit.
Dokumente für die Steuererklärung sicher abspeichern
Für die Steuererklärung muss häufig eine Vielzahl von Belegen eingereicht werden, beispielsweise Rechnungen. Diese Belege liegen meist in Papierform vor. Daher werden Sie auch in einem Archiv-Ordner abgeheftet. Das ist solange kein Problem, wie der Papierbeleg existiert. Allerdings kann es dann zu Problemen kommen, wenn er zerstört wird oder einfach nicht mehr auffindbar ist. Das kann zum Beispiel durch ein Feuer passieren. Auch bei einem Umzug kann ein Ordner schnell mal verloren gehen. Für einen solchen Fall sollte unbedingt eine Kopie der Unterlagen erstellt werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann zumindest sicherstellen, dass eine digitale Kopie der Belege existiert. Hier werden die Dateien in der Cloud gespeichert. Bei einem hochwertigen Anbieter ist die Datensicherheit dabei kein Problem. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass die deutschen Steuerbehörden noch immer auf die Arbeit mit Papierbelegen fixiert sind und es zu Problemen bei der Anerkennung einer digitalen Kopie kommen kann.
Unterlagen für die Steuererklärung im Dokumentenmanagementsystem schnell wiederfinden
Ein Papierarchiv hat ein weiteres großes Problem: Es wird schnell sehr unübersichtlich. Dabei kann es durchaus passieren, dass gewisse Belege nicht mehr auffindbar sind. Damit das nicht geschieht, ist ein Ablagesystem erforderlich, welches übersichtlich ist und trotzdem immer wieder erweitert werden kann. Trotzdem kann es dabei zu Mehraufwand kommen, zum Beispiel weil Belege immer wieder umgeheftet werden müssen.
Bei einen DMS gibt es diese Probleme nicht. Sobald eine Datei einmal hochgeladen wurde, lässt sie sich einfach wiederfinden. Dafür sorgen zum Beispiel Schlagworte, mit denen die einzelnen Dokumente verknüpft werden können. Das Ablagesystem lässt sich außerdem beliebig erweitern.
Ist eine papierlose Steuererklärung möglich?
Wer sich etwas näher mit den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems beschäftigt, der kommt schnell zur Frage nach dem papierlosen Büro. Wäre es nicht viel einfacher, stets alle Unterlagen und Dokumente einzuscannen und die Papierbelege einfach zu vernichten? So ließe sich beispielsweise viel Platz für ein Papierarchiv sparen.
Aus technischer Sicht ist das Ganze auch kein Problem. Mit entsprechenden Dokumentenscannern können Belege eingescannt und dann mit einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden. Leider macht aber die Bürokratie der papierlosen Steuererklärung einen Strich durch die Rechnung.
So muss die Übereinstimmung der digitalen Kopie mit dem Original auf Papier im Zweifel von einem Gericht entschieden werden. Hier gibt es noch keine Rechtssicherheit und es kommt stets auf den Einzelfall an. Sie sollten daher die Papierbelege auf jeden Fall aufheben. Allerdings kann ein Dokumentenmanagementsystem die Arbeit an der nächsten Steuererklärung trotzdem vereinfachen. Ihr Papierarchiv muss jetzt nicht immer in direkter Reichweite sein, stattdessen können die Ordner zum Beispiel platzsparender in einem Lagerraum untergebracht werden.
Die nächste Steuererklärung mit Dokumentenmanagementsystem
Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem wird die Arbeit an der nächsten Steuererklärung deutlich einfacher. Anstatt sich durch Berge an Papier zu wühlen und Stunden damit zu vergeuden, einen wichtigen aber leider nicht auffindbaren Beleg zu suchen, haben Sie bei einem gepflegten Dokumentenmanagementsystem stets alle Unterlagen digital griffbereit. Wer schon einmal an seiner Steuererklärung verzweifelt ist, der wird diese Hilfe mit Sicherheit zu schätzen wissen.
Die Aufbewahrung von Dokumenten fällt mit der Zeit gar nicht so leicht – insbesondere dann nicht, wenn die Dokumente sich stapeln und man zu viel Zeit dafür braucht, die einzelnen Schriftstücke zu sortieren. Doch irgendwann mal können manche Dokumente einfach entsorgt werden, wodurch mehr Platz im Aktenschrank entsteht. Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind gesetzlich vorgeschrieben, und zwar nicht nur für Gewerbetreibende, Selbstständige oder Händler, sondern in vielen Fällen auch für Privatpersonen. Werden solche Dokumente zu früh entsorgt, kann man sich unnötigen Stress einhandeln.
Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht?
Von der Aufbewahrungspflicht sind sowohl Unternehmen, als auch Selbstständige und Privatpersonen betroffen. Der Unterschied besteht hier jedoch in den jeweiligen Aufbewahrungsfristen. So müssen Privatpersonen beispielsweise Rechnungen nicht so lange aufbewahren, wie Gewerbetreibende oder Selbstständige. Trotzdem sollte man vor der Entsorgung der Unterlagen erst mal die jeweiligen Aufbewahrungsfristen überprüfen, denn diese können bis über zehn Jahre lang betragen. Für Urteile, Prozessakten und Mahnbescheide gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.
Jeder Gewerbetreibende ist gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen zu bewahren, wobei die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahre betragen.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich für Gewerbetreibende nach dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenverordnung (AO) geregelt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) dagegen enthält die gesetzlichen Vorschriften für Kaufleute. Zum größten Teil stimmen die steuerrechtlichen und die handelsrechtlichen Vorschriften überein, doch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften sind in der Praxis für Gewerbetreibende relevant.
Neben den genannten Gebieten gibt es auch Vorschriften aus anderen Gebieten, wie z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht oder dem Arbeitsrecht sowie dem Produkthaftungsgesetz.
Im Grunde ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, zu deren Aufbewahrung verpflichtet. Die Einzelheiten zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht werden sowohl in der AO geregelt, als auch in einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Tätigkeiten oder Berufe Aufzeichnungspflichten und Buchführungspflichten vorschreiben.
Alle Gewerbetreibende sind daneben ab Überschreiten bestimmter Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig, wobei die Umsatzgrenze bei 500.000 EUR liegt und die Gewinngrenze bei 50.000 EUR.
Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig?
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
Bücher und Aufzeichnungen,
Inventare,
Jahresabschlüsse, welche aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bestehen,
Eröffnungsbilanz,
Lageberichte,
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind,
Buchungsbelege,
Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung bedeutend sind.
Kaufleute sind dazu verpflichtet, folgende Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahren:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Einzelabschlüsse, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis erforderlich sind,
empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Betriebsinterne Aufzeichnungen (Arbeits- oder Fahrberichte beispielsweise) unterliegen nicht der Aufbewahrungspflicht.
Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Unterlagen:
empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und deren Wiedergaben,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Alle anderen Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die Unterlage entstanden ist. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt jedoch erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Unter bestimmten Umständen können sich die Aufbewahrungsfristen auch verlängern, und zwar dann, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind, die gesetzliche Fristsetzungsfrist für Steuern jedoch noch nicht abgelaufen ist.
Im Falle einer Steuerhinterziehung wird die Frist auf zehn Jahre verlängert. Wenn die Steuer jedoch leichtfertig verkürzt worden ist, wird die Aufbewahrungsfrist auf fünf Jahre verlängert.
Selbstständige sind im Grunde genau wie Unternehmen dazu verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Zwar sind diese nicht im Handelsregister eingetragen, doch für Selbstständige gelten dieselben Vorschriften wie für große Konzerne. Außerdem sind Selbstständige, die einen Umsatz und Gewinn von über 600.000 EUR oder 60.000 EUR im Jahr erzielen, zu einer steuerlichen Buchführung verpflichtet. Selbstständige, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, jedoch als Nicht-Kaufleute gelten, müssen sogar eine doppelte Buchführung anfertigen.
Die Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Bankauszüge gilt hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei ist es völlig egal, ob es sich dabei um Bankauszüge auf dem Papier oder in digitaler Form handelt. Diese müssen sauber und ordentlich sortiert werden. Wird hierbei eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nicht eingehalten, ist die Folge eine Geldstrafe.
Dieselbe Aufbewahrungsfrist ist auch für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen sowie für Jahresabschlüsse, Lageberichte und ähnliche Unterlagen vorgesehen. Empfangene Geschäftsbriefe und Lohnkonten können dagegen wie im Falle der Gewerbetreibenden schon nach sechs Jahren entsorgt werden. Ansonsten gilt für alle anderen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt auch hier mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die jeweilige Unterlage entstanden ist.
Für Privatpersonen gilt in manchen Fällen auch die Aufbewahrungspflicht der Unterlagen.
Zwar müssen private Dokumente in der Regel nicht so lange aufbewahrt werden wie geschäftlichen Unterlagen, doch trotz dessen sollten einige private Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. So beträgt die empfohlene „Aufbewahrungsfrist Rechnungen“, bzw. für Kaufverträge und Kassenbons, Rechnungen und Garantieunterlagen sowie für die Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren 2 Jahre.
Die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht betrifft die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen, wobei die Aufbewahrungspflicht zwei Jahre lang beträgt. Bei Mängeln gilt eine Verjähungsfrist von fünf Jahren. Daher sollten die Handwerkerrechnungen auch so lange aufbewahrt werden. Privatpersonen müssen nur dann mit eventuellen Sanktionen rechnen, wenn sie sich nicht an die Aufbewahrungsfristen im Falle der Handwerkerrechnungen halten. Alle anderen Unterlagen sollten aufbewahrt werden. Insbesondere Kassenbelege mit Garantien sollten keinesfalls zu früh im Papierkorb landen, da der Garantieanspruch damit endet.
Dokumente im Zusammenhang mit dem Bau, dem Kauf oder dem Erhalt des Eigenheims müssen ebenfalls aufbewahrt werden. Zu diesen zählen Unterlagen zu den planerischen Leistungen, sämtliche Bauleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten sowie Unterlagen zu den Reinigungsarbeiten.
Reklamationen und Mängelansprüche am Eigenheim sollten 5 Jahre lang aufgehoben werden.. Vielverdiener, die ein positives Einkommen über 500.000 EUR im Jahr haben, sind dazu verpflichtet, ihre Kontoauszüge, bzw. alle Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können, 6 Jahre lang aufzuheben. Ansonsten müssen private Steuerbescheide nicht verwahrt werden. Doch es wird angeraten, dies zu tun, da sie später bei manchen Anträgen auf Zuschüsse wichtig werden können.
Ärztliche Gutachten, Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Taufschein, Sterbeurkunden sowie Unterlagen zur Rentenberechnung sollten lebenslang aufbewahrt werden, da diese immer wieder benötigt werden.
Viele Menschen sind sich darüber nicht im Klaren, ob eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen vorliegt und ob Kontoauszüge und Bankunterlagen aufbewahrt werden müssen. Obwohl eine Privatperson gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist, Rechnungen vier Jahre lang aufzubewahren, können Belege regelmäßiger Zahlungen vier Jahre lang als Beweis herangezogen werden. Daher wird empfohlen, diese so lange auch aufzubewahren. Zwar ist es möglich, diese Unterlagen nach 6 Jahren beim Kreditinstitut anzufordern, da dieses dazu verpflichtet ist, es so lange aufzubewahren, doch dieses ist für eine Privatperson mit hohen Kosten verbunden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, diese Unterlagen auch länger aufzubewahren. Wenn es sich um Verträge zu Bankprodukten geht, so sollten diese so lange aufbewahrt werden, bis deren Laufzeit abgelaufen ist.
Es liegen keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vor, wenn es um Versicherungsunterlagen geht. Doch es wird auch hier geraten, diese entsprechend der Laufzeiten aufzuheben.
Im Grunde besteht auch keine Aufbewahrungsfrist für Wohnungs- und Mitverträge. Da die Verjähungsfrist bei allen Zahlungen rund um das Mietverhältnis drei Jahre lang beträgt, sollten die Dokumente auch so lange aufbewahrt werden.
Alle Belege, die beim Kauf einer Immobilie entstanden sind, sollten aus eigenem Interesse aufbewahrt werden. Denn solche Unterlagen können später als die Basis für die Ermittlung des Immobilienwertes gelten. Ein Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen, Übergabeprotokolle, Bauabnahme und die Gebäudeversicherung müssen immer gut archiviert werden.
Die private Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Handwerkerrechnung erhalten worden ist.
Das Gesetz sieht selbst die Form der Aufbewahrung der Unterlagen vor. So müssen die Dokumente immer lesbar sein. Da die Originalbelege auf Thermokopierpapier nach einer Zeit verblassen, sollten diese rechtzeitig auf ein normales Papier kopiert werden. Die Kopie muss jedoch zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.
Nach § 147 Abs. 2 AO sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren. Bei den Rechnungen, den Handels- und Geschäftsbriefen muss dafür gesorgt werden, dass diese bildlich das Original wiedergeben. Daten und Rechnungen in elektronischer Form müssen Echtheit gewährleisten können, weshalb alle Daten zu dem Vorgang am besten zusammen aufgehoben werden. Alle anderen Unterlagen, die als aufbewahrungspflichtig gelten, müssen inhaltlich übereinstimmen.
Der Bedarf nach einer elektronischen Archivierung wird immer größer, zumal sehr viele Unterlagen heute in elektronischer Form vorliegen. Dies betrifft nicht nur elektronische Rechnungen, sondern auch E-Mails sowie sonstige Unterlagen, die per E-Mail versendet werden. Dabei muss auch bedacht werden, dass für die Archivierung kein sogenannter „Medienbruch“ stattfinden darf. Darunter wird die Umwandlung des Mediums verstanden, so zum Beispiel der Ausdruck einer Rechnung in elektronischer Form. Eine Konvertierung ist nur dann zulässig, wenn ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird.
Inzwischen gibt es spezielle Archivsysteme, die zur Archivierung elektronischer Unterlagen verwendet werden. So verwalten, bewahren und erschließen komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) digitale Unterlagen und stellen anschließend die Informationen bereit. Dank diesen wird eine ganz neue Dimension digitaler Unterlagen gewährt. Daneben wird ein Medienbruch erfolgreich vermieden und gleichzeitig dafür gesorgt, dass elektronische Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden.
Alle aufbewahrten Unterlagen müssen gesichert aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass das Gebäude oder der Raum, in dem diese aufbewahrt werden, vor Wasser, Feuchtigkeit oder Feuer geschützt sein muss. Die Aufbewahrung der Unterlagen ist die Zuständigkeit des Steuerpflichtigen und er muss jederzeit gewährleisten können, dass die Dokumente eingesehen werden können.
Den steuerrechtlichen Vorgaben nach müssen die Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Dazu werden dem Handelsgesetzbuch nach keine Angaben gemacht. Doch die Unterlagen müssen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden. Daneben ist es möglich, dass die Finanzbehörde einem Antrag zustimmt, dass die Unterlagen außerhalb Deutschlands geführt und aufbewahrt werden. Doch dafür muss der genaue Standort der Unterlagen der Finanzbehörde mitgeteilt werden und ein Datenzugriff durch die Finanzverwaltung muss ermöglicht werden. Daneben darf dadurch die Besteuerung keinesfalls beeinträchtigt werden.
In Phasen, in denen es stets bedeutender ist, die Dateiverwaltung digital zu machen, wird ein helfendes Dokumentenmanagementsystem (beziehungsweise DMS) unersetzlich. Aber was sind überhaupt die Nutzen eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dateien in einem bestimmten System zu erfassen und zu verwalten? Oder ist jenes bloß ein Programm, das innerbetriebliche Abläufe verkompliziert?
Ein Dokumentenmanagementsystem im Gebrauch in der Firma
In einem Unternehmen, einerlei ob es der Bäcker um die Straßenecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der weiten Welt ist, fallen Daten an. Verschiedene Unternehmer sollen nicht selten sogar mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dokumente eingehen dürfen. Mit bekannten Werkzeugen kann das schnell nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal vollbrachte Arbeit muss nochmals wiederholt werden. Oder der Sicherheitsaspekt ist an vielen Stellen nicht erfüllt. Ein professionelles DMS muss all diese Punkte gewissenhaft erfüllen. Dadurch darf das Dokumentenmanagementsystem selber aber nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss immer zur Verfügung stehen und muss direkt in den Workflow eingesetzt sein. Jeder Kollege, besonders solche ohne spezielle IT-Kenntnisse, sollten das System richtig einsetzen können. Nur dann ist ein Dokumentenmanagementsystem vertretbar, weil es den Workflow erleichtert. Andernfalls behindert es lediglich im Alltag.
Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma flexibel
Welcher Teil in einem Dokumentenmanagement-System auch nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle Computer, die in der Betriebszeit gebraucht werden, müssen an das Dokumentenmanagementsystem angebunden sein. Das erfordert nicht nur Hardware, allerdings auch das einsetzbare KnowHow. Da nicht jedes Firmenkonstrukt über passendes Humanapital verfügt, können hier erhebliche Zusatzkosten ergeben. Stets bekannter wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Spezialisierte Firmen bieten Systeme an, auf die die Vertragspartner online herankommen können. Die Wartung der Geräte, die verlässlich bereitgestellte Netzwerktechnik und das treffende Sicherheitsmodell geben diese Firmen in ihren Paketen außerdem mit zur Überlegung. So können auch mittelständige Firmen die Vorzüge vom Dokumentenmanagementsystem nutzen. Doch die Gelder für ein derartiges Tool sind auf diese Weise viel einfacher kalkulierbar. Mit einem WWW Dokumentenmanagement-System bleibt die Firma wettbewerbsfähig, aber auch beweglich.
https://www.docuplus.net/wp-content/uploads/2013/01/Logo_docuplus_klein.jpg00adminhttps://www.docuplus.net/wp-content/uploads/2013/01/Logo_docuplus_klein.jpgadmin2024-01-02 12:58:212024-01-02 12:58:21Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem – dies sollten Sie wissen
