Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem – dies sollten Sie wissen
In Phasen, in denen es stets bedeutender ist, die Dateiverwaltung digital zu machen, wird ein helfendes Dokumentenmanagementsystem (beziehungsweise DMS) unersetzlich. Aber was sind überhaupt die Nutzen eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft von Bedeutung, Dateien in einem bestimmten System zu erfassen und zu verwalten? Oder ist jenes bloß ein Programm, das innerbetriebliche Abläufe verkompliziert?
Ein Dokumentenmanagementsystem im Gebrauch in der Firma
In einem Unternehmen, einerlei ob es der Bäcker um die Straßenecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der weiten Welt ist, fallen Daten an. Verschiedene Unternehmer sollen nicht selten sogar mit verschiedenen Berechtigungen auf solche Dokumente eingehen dürfen. Mit bekannten Werkzeugen kann das schnell nicht mehr überblickt werden. Daten gehen verloren. Schon einmal vollbrachte Arbeit muss nochmals wiederholt werden. Oder der Sicherheitsaspekt ist an vielen Stellen nicht erfüllt. Ein professionelles DMS muss all diese Punkte gewissenhaft erfüllen. Dadurch darf das Dokumentenmanagementsystem selber aber nicht zu einer neuen Aufgabe werden. Es muss immer zur Verfügung stehen und muss direkt in den Workflow eingesetzt sein. Jeder Kollege, besonders solche ohne spezielle IT-Kenntnisse, sollten das System richtig einsetzen können. Nur dann ist ein Dokumentenmanagementsystem vertretbar, weil es den Workflow erleichtert. Andernfalls behindert es lediglich im Alltag.
Web DMS-Lösungen halten Ihre Firma flexibel
Welcher Teil in einem Dokumentenmanagement-System auch nicht zu unterschätzen ist, ist der Hardware-Aufwand. Alle Computer, die in der Betriebszeit gebraucht werden, müssen an das Dokumentenmanagementsystem angebunden sein. Das erfordert nicht nur Hardware, allerdings auch das einsetzbare KnowHow. Da nicht jedes Firmenkonstrukt über passendes Humanapital verfügt, können hier erhebliche Zusatzkosten ergeben. Stets bekannter wird daher die Möglichkeit, das DMS abzugeben. Spezialisierte Firmen bieten Systeme an, auf die die Vertragspartner online herankommen können. Die Wartung der Geräte, die verlässlich bereitgestellte Netzwerktechnik und das treffende Sicherheitsmodell geben diese Firmen in ihren Paketen außerdem mit zur Überlegung. So können auch mittelständige Firmen die Vorzüge vom Dokumentenmanagementsystem nutzen. Doch die Gelder für ein derartiges Tool sind auf diese Weise viel einfacher kalkulierbar. Mit einem WWW Dokumentenmanagement-System bleibt die Firma wettbewerbsfähig, aber auch beweglich.
