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Pendelordner

Was ist ein Pendelordner?

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Es könnte das Ende des Pendelordners sein. Die Digitalisierung macht ihn komplett überflüssig. Aber was ist ein solcher Ordner überhaut? Wer sollte ihn haben und wofür brauchen Sie ihn?

Was ist ein Pendelordner?

Grundsätzlich kommen in diesen Ordner alle Belege der Buchhaltung, die in einem Monat anfallen. Das können Belege sein, Spesenabrechnungen, Zahlungseingänger oder auch Zahlungsausgänge.

Nun kommen diese Belege alle gesammelt monatlich in einen Belegordner. Dieser Pendelordner ist ein Leitordner, in dem die haptischen Belege zwischen der Firma und ihrem Steuerberater monatlich hin und her pendeln. Denn nachdem Sie alle Belege sammelten, kommt der Ordner zum Steuerberater, damit dieser alles prüfen kannt.

Nach erfolgreicher Prüfung schickt Ihr Steuerberater den Ordner wiederum zurück zu Ihnen. Erst dann erfolgt die Abheftung ins Ablagesystem Ihres Unternehmens. Daher stammt auch der Name des Pendelordners.

Pendelordner wird in Rente geschickt

Weil das System so aufwendig ist, suchen Unternehmen und die Digitalisierung laufend nach Optimierung. Sie finden es nicht aufwendig? Dann bedenken Sie folgendes:

Es sind immer zwei Ordner unterwegs. Denn der Ordner pendelt nun zum Steuerberater, während Sie schon wieder den neuen Ordner mit Inhalt befüllen. Nun kommt der erste Ordner vom Steuerberater zurück, während Sie ihm den zweiten schicken und den dritten befüllen. Das geht auch deutlich einfacher.

Letztlich pendeln so also meistens zwei Ordner zwischen der Firma und dem Steuerberater hin und her. Da können auch die besten Buchhalter und Steuerberater mal durcheinander kommen. Doch es gibt digitale Systeme, die Abhilfe schaffen.

Digitale Belegordner

Solche Buchführungsordner lassen sich schon längst digital anlegen. Es gibt ein Tool der Datev, welche ja ohnehin in diesem Bereich häufig genutzt wird. Denn Rechnungen werden heute meistens online verschickt und können als Anhang weitergeleitet oder archiviert werden.

Sie müssen die Belege fortan nicht mehr ausdrucken. Auch die Spesenabrechnungen oder andere Rechnungen und Zahlungen kommen heute online ins Unternehmen. Diese Belege alle auszudrucken, einen Pendelordner einzuführen und dann alles hin und her zu schicken, wäre viel zu aufwendig.

Unternehmen können mit digitalen Belegordnern viel Zeit und Geld sparen. Klar, das Tool muss einmal angeschafft werden, doch danach verringert sich der Arbeitsaufwand massiv. Vielleicht ist sogar eine Personaleinsparung möglich, weil weniger Belege gesammelt, ausgedruckt, verschickt und abgeheftet werden müssen.

Worauf gilt es bei einem digitalen Pendelordner zu achten?

Die Sicherheit Ihrer Daten steht natürlich an erster Stelle. In den Rechnungen und Dokumenten sind schließlich sensible Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Angestellten und Ihre Kunden enthalten. Sollten diese nach außen dringen, wäre das für Ihr Image und Ihr Unternehmen schlecht.

Die meisten Tools sind selbstverständlich sicher. Doch da viele dieser Systeme neu sind, sollten Sie sich vorher ausgiebig darüber informieren, Erfahrungen und Bewertungen einholen. Vielleicht sprechen Sie sogar mit einem Berater oder einem Experten auf diesem Gebiet.

Zusätzlich spielen die Kosten eine Rolle. Sie sollten diese Kosten der verschiedenen Anbieter vergleichen und betrachten, ob sich ein digitaler Buchführungsordner für Sie und Ihr Unternehmen lohnt. Nur weil etwas digital ist, muss es nicht zwingend einfacher und günstiger sein.

Brauchen Sie weiterhin Pendelordner?

PendelordnerGrundsätzlich ja. Schließlich sollte auch weiterhin ein Steuerberater über die Belege, Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften Ihres Unternehmens schauen. Dafür müssen die Daten zum Steuerberater geschickt, dort geprüft und anschließend bei Ihnen abgeheftet werden.

Doch für eben diesen Fall gibt es ja nun die digitalen Buchführungsordner. Diese nehmen Ihnen die Arbeit ab, erleichtern den Datentransfer und sorgen dafür, dass die Belegordner einfacher zum Auffinden sind.

Auch für eventuelle Steuerprüfungen sollten die Daten vor Ort sein und als Pendelordner verfügbar. Je nachdem, welches Finanzamt prüft und worauf diese eingestellt sind, beziehungsweise, wie digital sie sind, brauchen Sie ebenfalls noch die ausgedruckten Varianten

Fazit zum Pendelordner

Grundsätzlich ist der Pendelordner nötig, um alle Belege aus einer Periode – meistens ein Monat – zu sammeln und dann zur Prüfung zum Steuerberater zu schicken. Dieser schickt alle Belegordner nach erfolgreicher Prüfung wieder zurück, sodass die Buchhaltung des Unternehmens sie abheften und archivieren kann.

Heute geht aber immer mehr davon digital, sodass es gute Tools und Software für dieses Buchführungsordner gibt. Der alte Pendelordner geht also in Rente und bekommt Ersatz durch die digitalen Belegordner.

Bei den Tools sollten Sie und Ihr Unternehmen sich vorher über Sicherheit, Transparenz, Bedienung und Kosten informieren. Mit dem Tool haben Sie also einen digitalen Pendelordner, der alle Aufgaben der analogen Version übernimmt. Dadurch verfügen Sie über eine erstklassige und sichere Buchhaltung, die Ihnen im besten Falle sogar noch Geld spart.

Steuererklärung DMS

Mit einem DMS die Steuererklärung einfach erledigen

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Die Steuererklärung gehört ganz sicher nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten. Trotzdem muss Sie immer wieder aufs Neue abgegeben werden. Es spricht also nichts dagegen, mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) die Arbeit an der Steuererklärung möglichst einfach zu gestalten.

Egal ob privat oder beruflich, die Steuererklärung ist meistens eine lästige Pflicht. Schließlich müssen viele Dokumente gesammelt, verschiedene Formulare korrekt ausgefüllt und abgegeben werden. Und möglicherweise winkt dann auch noch eine Steuernachzahlung. Es hilft aber nichts, die Steuererklärung muss erledigt werden. Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem dabei helfen, diese Aufgabe schnell hinter sich zu bringen.

Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Steuererklärung helfen?

Mit einem DMS lassen sich Unterlagen sicher abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Die Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Papierablage sind dabei vielfältig. Dazu gehören zum Beispiel die höhere Sicherheit bei einem hochwertigen Dokumentenmanagementsystem und die leichtere Auffindbarkeit.

Dokumente für die Steuererklärung sicher abspeichern

Für die Steuererklärung muss häufig eine Vielzahl von Belegen eingereicht werden, beispielsweise Rechnungen. Diese Belege liegen meist in Papierform vor. Daher werden Sie auch in einem Archiv-Ordner abgeheftet. Das ist solange kein Problem, wie der Papierbeleg existiert. Allerdings kann es dann zu Problemen kommen, wenn er zerstört wird oder einfach nicht mehr auffindbar ist. Das kann zum Beispiel durch ein Feuer passieren. Auch bei einem Umzug kann ein Ordner schnell mal verloren gehen. Für einen solchen Fall sollte unbedingt eine Kopie der Unterlagen erstellt werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann zumindest sicherstellen, dass eine digitale Kopie der Belege existiert. Hier werden die Dateien in der Cloud gespeichert. Bei einem hochwertigen Anbieter ist die Datensicherheit dabei kein Problem. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass die deutschen Steuerbehörden noch immer auf die Arbeit mit Papierbelegen fixiert sind und es zu Problemen bei der Anerkennung einer digitalen Kopie kommen kann.

Unterlagen für die Steuererklärung im Dokumentenmanagementsystem schnell wiederfinden

Ein Papierarchiv hat ein weiteres großes Problem: Es wird schnell sehr unübersichtlich. Dabei kann es durchaus passieren, dass gewisse Belege nicht mehr auffindbar sind. Damit das nicht geschieht, ist ein Ablagesystem erforderlich, welches übersichtlich ist und trotzdem immer wieder erweitert werden kann. Trotzdem kann es dabei zu Mehraufwand kommen, zum Beispiel weil Belege immer wieder umgeheftet werden müssen.

Bei einen DMS gibt es diese Probleme nicht. Sobald eine Datei einmal hochgeladen wurde, lässt sie sich einfach wiederfinden. Dafür sorgen zum Beispiel Schlagworte, mit denen die einzelnen Dokumente verknüpft werden können. Das Ablagesystem lässt sich außerdem beliebig erweitern.

Ist eine papierlose Steuererklärung möglich?

Wer sich etwas näher mit den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems beschäftigt, der kommt schnell zur Frage nach dem papierlosen Büro. Wäre es nicht viel einfacher, stets alle Unterlagen und Dokumente einzuscannen und die Papierbelege einfach zu vernichten? So ließe sich beispielsweise viel Platz für ein Papierarchiv sparen.

Aus technischer Sicht ist das Ganze auch kein Problem. Mit entsprechenden Dokumentenscannern können Belege eingescannt und dann mit einem Dokumentenmanagementsystem archiviert werden. Leider macht aber die Bürokratie der papierlosen Steuererklärung einen Strich durch die Rechnung.

So muss die Übereinstimmung der digitalen Kopie mit dem Original auf Papier im Zweifel von einem Gericht entschieden werden. Hier gibt es noch keine Rechtssicherheit und es kommt stets auf den Einzelfall an. Sie sollten daher die Papierbelege auf jeden Fall aufheben. Allerdings kann ein Dokumentenmanagementsystem die Arbeit an der nächsten Steuererklärung trotzdem vereinfachen. Ihr Papierarchiv muss jetzt nicht immer in direkter Reichweite sein, stattdessen können die Ordner zum Beispiel platzsparender in einem Lagerraum untergebracht werden.

Die nächste Steuererklärung mit Dokumentenmanagementsystem

Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem wird die Arbeit an der nächsten Steuererklärung deutlich einfacher. Anstatt sich durch Berge an Papier zu wühlen und Stunden damit zu vergeuden, einen wichtigen aber leider nicht auffindbaren Beleg zu suchen, haben Sie bei einem gepflegten Dokumentenmanagementsystem stets alle Unterlagen digital griffbereit. Wer schon einmal an seiner Steuererklärung verzweifelt ist, der wird diese Hilfe mit Sicherheit zu schätzen wissen.