Was ist PDF?

Im Beruf und im privaten Alltag begegnet Ihnen das Dateiformat PDF fast täglich. Die meisten Menschen nutzen diese Art von Dokument, aber was hat es mit dem Format eigentlich auf sich? PDF steht als Abkürzung für Portable Document Format, also übersetzt ein tragbares Dokumentenformat. Das soll wohl bedeuten, dass es leicht transportierbar ist, was irgendwie auch passt. Wo kommen PDFs her und was können sie alles?

Geschichte und Hintergründe des PDF

Jemand erstellt einen aufschlussreichen Text im .doc Format. Er setzt Bilder und Tabellen ein, kreiert einen Footer und eine ansprechende Kopfzeile mit zusätzlichen Informationen. Anschließend bringt er das gesamte Dokument mit einer eleganten Schriftart, passend formatierten Überschriften und weiteren Details in ein perfektes Layout. Er speichert es, hängt es als Anhang an eine Email und schickt es jemandem, der es auf einem anderen Computer öffnet.

Und dann folgt die böse Überraschung. Auf dem Bildschirm des Adressaten erscheint ein vollkommen konfuses Dokument. Hier stimmt nur noch der Text, das gesamte Layout ging jedoch verloren. Da verschiedene Nutzer Dokumente mit verschiedenen Programmen oder Versionen desselben Programmes öffnen und lesen, kommt es bei Word-Dokumenten nicht selten zu digitalen Missverständnissen. Dasselbe passiert auch mit PowerPoint und Excel und vielen anderen Programmen, in denen formatiert und gelayoutet wird.

Die Lösung hierfür sind PDFs – ein Dateiformat, das Layout und Formatierung eines erstellten Dokumentes quasi einfriert und es ermöglicht, das Dokument auf jedem Rechner mit einem PDF-Reader zu öffnen. Und das ganz ohne böse Überraschungen, denn im PDF-Format gibt es kein Layout mehr. Es zeigt quasi ein Abbild des in Word oder Excel erstellten Dokumentes.

Ein Problem – eine Lösung

Die Entwickler von Adobe haben sich bereits 1993 mit dem beschriebenen Problem auseinander gesetzt. Ihr Ziel war es, ein Programm zu schreiben, das Dokumente und Schriftstücke unabhängig vom Programm, mit dem sie erstellt wurden, lesbar und verlustfrei transferierbar macht. Bis zur genialen Erfindung von PDFs war es gang und gäbe, dass Ersteller und Empfänger mühsam zweimal denselben Text formatieren mussten.

Diese Zeitverluste gehören seit Adobe der Vergangenheit an. PDF speichert alle Layoutelemente genauso wie sie sind. Seitenumbrüche, Farben, Schriftarten, Absätze und Bilder oder Diagramme. Vollkommen unabhängig vom Betriebssystem sieht dank PDF der Empfänger dasselbe Dokument wie der Absender. Ein großer Vorteil ist auch, dass der Empfänger dem Dokument nicht einfach so etwas hinzufügen oder löschen kann. Die Manipulation von Angeboten, Artikeln, Rechnungen, Berichten oder Präsentationen ist nicht mehr so einfach möglich. Dies verleiht Absender und Adressat eine gewisse Sicherheit.

Vorteile für Textverfasser

Die digitale Unabhängigkeit von PDFs ist der größte Vorteil dieses Dateityps. Alle Dokumente, die Sie jemandem zur Verfügung stellen wollen, verschickt man heutzutage meist in diesem praktischen Format. Dabei kann dieser sie weder ändern noch ergeben sich beim Ausdrucken oder Ansehen Abweichungen. Das Konvertieren beziehungsweise Umwandeln von Dokumenten in PDFs ist denkbar einfach. Dies kann mit dem Acrobat Writer, dem Acrobat Reader oder auch mit verschiedenen Print-to-file Druckern erfolgen. Oder auch einfach über die „speichern unter“ Funktion von Word, Excel und PowerPoint. Den AcrobatReader, der von Nöten ist, um ein PDF zu öffnen und es zu lesen, kann jeder kostenfrei im Internet herunterladen. Das Programm braucht kaum Speicherplatz und es ist mittlerweile auch für alle Mobilgeräte als App verfügbar.

Einer der Vorteile ist der Sicherheitsaspekt. Als Verfasser eines Dokuments können Sie sich sicher sein, dass der Empfänger das Dokument nicht verändert oder verfälscht. Es ist möglich, das Dokument mit einem Passwort zu schützen. So sind selbst die üblicherweise zulässigen Änderungen in Form von Markierungen nicht möglich. Zudem besteht die Möglichkeit, den Text gegen Kopieren oder sogar gegen das Ausdrucken zu schützen, falls dies gewünscht ist.

Daher sind oft Handbücher, Anleitungen und ganze Bücher als PDF-Files erhältlich. Im Dokument können interne Verlinkungen untergebracht werden. So kann der Leser schnell von einer Seite zur anderen springen, wenn eine inhaltliche Verbindung zwischen diesen besteht. Dies ist zum Beispiel bei einem Inhaltsverzeichnis, das mit den einzelnen Kapiteln verlinkt ist, praktisch. Es lassen sich natürlich auch externe Weblinks setzen.

Benutzerfreundlicher Allrounder

Seit mehr als einem Vierteljahrhundert gibt es das PDF Format von Adobe nun schon. Die Software kann auf nahezu jedem Rechner und Mobilgerät genutzt werden. In dieser Zeit hat sich das Format natürlich stets weiterentwickelt. Damit geht es kontinuierlich auch auf die sich ändernden und anspruchsvoller werdenden Bedürfnisse der Nutzer ein. So hat sich zum Beispiel die Notizfunktion entwickelt. Der einzige kleine Nachteil ist, dass Adobe selbst kein kostenfreies Tool zur Herstellung von PDFs anbietet. Diese ist aber wie erwähnt in vielen anderen (auch in kostenlosen) Programmen enthalten.

Zur Benutzerfreundlichkeit gehört natürlich auch der Vorteil von PDF, dass die Dateien deutlich kleiner sind als ihre Ausgangsdokumente. PDFs lassen sich in einer Email viel leichter verschicken als das entsprechende .doc-Dokument. Tabellen, Bilder, Schriftarten und so weiter werden komprimiert und somit verkleinert.

Aufbewahrung von Dokumenten und verschiedene Formate

Die Internationale Organisation für Normung, die besser unter der Abkürzung ISO bekannt ist, hat im Jahr 2005 PDF als ein gutes Format für langfristige Archivierung von Daten bezeichnet. Im Rahmen von ISO-Prüfungen wurden verschiedene Dokumententypen auf ihre Tauglichkeit geprüft, wobei PDF eine gute Lesbarkeit auch nach langer Zeit bescheinigt wurde. ISO-zertifizierte Betriebe können ihre Archive also getrost in Form von platzsparenden PDF-Dateien anlegen. ISO empfiehlt vor allem das PDF/A Format, weil es langlebig und beständig ist.

Hier wiederum gibt es eine Unterteilung in A-1b und A-1a. Eine Datei im Format PDF/A-1b gibt die Inhalte von Dokumenten visuell wieder und bildet sie originalgetreu ab. Das Format PDF/A-1a hingegen prüft zusätzlich die Abbildbarkeit nach dem sogenannten Unicode Standard. Dies ist vor allem für Screenreader von großer Bedeutung, die den Text erkennen und zum Beispiel vorlesen können.

Es gibt zudem das PDF/E-Format, welches ideal für die Archivierung und Darstellung von 3D-Bildern und Daten geeignet ist. Die 3D-Darstellungen sind dabei sogar drehbar, was zum Beispiel für Architekturmodelle wichtig ist. Das PDF/X Format findet in der Druckindustrie Verwendung und erleichtert dort die Prozesse von komplizierten Druckverfahren.